Zoveel mensen, zoveel meningen. Al sinds ik in de bouw werk heb ik z’n beetje alle mogelijke opties en ideeën over het concept van Onderhanden Werk voorbij zien komen. Nu ben ik zelf rapportage specialist en vaak (mede-)verantwoordelijk om Onderhanden Werk berekeningen te maken.
En natuurlijk; de wens en visie van de klant is leidend. Niet dat het allemaal fout is, óf boekhoudkundig ‘opvallend’ 😅.. er is bij mij toch iets gaan knagen. Kan dit niet makkelijker? Duidelijker?
Ik denk het wel! Het lijkt overigens een gemakkelijk onderwerp maar er komt toch stiekem heel wat bij kijken. Er moeten keuzes gemaakt worden en om heel eerlijk te zijn, het is een behoorlijk boekhoudkundige exercitie die niet iedereen even leuk vindt. Blijf er toch even bij, wie weet ga je het nog eens leuk vinden 😉
Het probleem
Jouw bedrijfsresultaat in je boekhoudpakket klopt niet wanneer je A) werkt met langdurige projecten én B) jouw boekhoudsoftware geen Onderhanden Werk journalisering heeft.
Waarom
Omdat kosten en opbrengsten niet gelijklopen aan elkaar. De kosten worden doorlopend gemaakt terwijl de aanneemsom via termijnen gefactureerd wordt.
Stel; je wilt weten hoe je werkelijke bedrijfsresultaat is op het einde van de maand. En je hebt nét die tweede termijnfactuur voor een groot project verstuurd. Je resultaat lijkt dan enorm goed! En een maand later heb je behoorlijk lekker doorgebouwd (lees: kosten gemaakt) zonder een volgende termijnfactuur te sturen. Je resultaat lijkt dan ineens negatief. Beide conclusies zijn geen goede afspiegeling van het werkelijke resultaat.
Oplossing
In 3 simpele stappen kan je elke maand toch zien wat jouw werkelijke bedrijfsresultaat wel is.
Stap 1: De Onderhanden Werk (OHW) stand vaststellen en deze uit je resultaat halen.
Stap 2: De Waarde van je projecten bepalen.
Stap 3: Het verschil tussen de OHW stand en de waarde corrigeren.
Stap 1: De OHW Stand bepalen
Neem als voorbeeld Project X
Wat zie jij in je winst en verliesrekening? Een resultaat van -€50.000! Maar dat is toch niet de waarde van het project voor jouw organisatie? Is er iets veranderd aan het verwachte resultaat van €100.000? Nee! Het is slechts een stand van dat moment; de OHW stand! Als je nét wel die derde termijn van €175.000 verstuurd had dan was je resultaat +€75.000 geweest. Dan was dát de OHW stand geweest.
Wat doen we hiermee? In stap 1 alleen nog maar even parkeren! In goede boekhoudkundige termen worden de ‘kosten en opbrengsten geactiveerd op de balans’. Ofwel, we zetten ze even apart zodat het resultaat niet verstoord wordt. Stop. Punt. Klaar.
Beetje neurotisch misschien maar op dit moment pakken veel mensen meteen door. Maak het jezelf makkelijk en doe dit niet. Ik beloof je; de echte hoofdbreker komt nog.
STAP 2: De Projectwaardering
Hier is de hoofdbreker dus al..
Als je altijd je kosten en opbrengsten parkeert dan hou je geen resultaat meer over. Je zal een keer het resultaat moeten ‘pakken’. Doe je dit alleen op het einde van het project dan krijg je ook grote pieken en dalen in je resultaat en dat is juist wat je niet (meer) wilt.
Wat de knappe koppen van accountancy hierop bedacht hebben is om elke maand een waarde aan je projecten toe te kennen. En dit is dus een moeilijke. Hier is de kans op miscommunicatie, onduidelijkheden en verschillende meningen echt LEVENSGROOT.
Het idee is dat je voor je al projecten een waarde bepaald en deze als resultaat boekt. Deze waarde moet een goede afspiegeling zijn van de bedrijfseconomische waarde van jouw organisatie. Ofwel, als iemand nu jouw toko opkoopt; wat koopt hij dan eigenlijk? Jij vindt jouw bedrijf natuurlijk heel veel waard (tenzij je belasting moet betalen. Dan niet.. 🤔), de koper vind het waarschijnlijk íets minder waard.
Waar de OHW stand nog een simpele optelsom was van de opbrengsten minus de kosten, die gewoon kan worden uitgerekend en niet meer is dan een boekhoudkundige handeling, is de waardering van een project niet zo rechtlijnig. Deze is subjectief. Hoe bepaal je de waarde van ‘iets’? Zoals de waarde van een mooie villa op 5 minuten van centrum Amsterdam. Wat is mooi? Wil je wel een villa? En misschien woon je liever op het platteland?
Zonder te filosofisch te worden over het begrip waarde kunnen we wel mooi gebruik maken van een algemene stelregel;
Is het verwachte eindresultaat positief?
Projectwaardering = [Verwacht eindresultaat x Technische voortgang]
Is het verwachte eindresultaat negatief? Dan is het gebruikelijk om direct het volledige verlies te nemen.
Projectwaardering = Verwacht eindresultaat
Pfff, oké, ben je er nog bij…? Top. We willen dus twee dingen weten;
- Het verwachte eindresultaat
- De technische voortgang (ookwel Percentage of Completion genoemd; de PoC)
De projectleider van project X geeft op 28-3-2021 aan dat het project volgens planning verloopt en dat hij nu ongeveer op 1/3 zit van de realisatie.
En omdat de kosten van €300k ook op 1/3 van de totale gecalculeerde kostprijs zijn is er dus voldoende reden om aan te nemen dat het gebudgetteerde eindresultaat van €100.000 gewoon gehaald gaat worden.
Verwacht resultaat = €100.000 (=onderbouwd)
POC = 1/3
Waardering van het project op 31-3-2021 = 1/3 * €100.000 = €33.000
Dit is natuurlijk wel de ideaal situatie waarbij de technische en financiële voortgang gelijk lopen aan elkaar. Het verwacht eindresultaat van €100.000 blijf hierdoor staan. Dit zal niet altijd zo zijn! Lees bij mijn blog over het waarderen van projecten hier 👈.
Stap 3: de OHW correctie
Nu hebben dus een OHW stand van -€50.000 en een waardering van +€33.000. Wat doe je hier nu verder mee?
We kunnen het verschil uitrekenen; dit is €83.000. Het werkelijke resultaat is dus €83.000 hoger dan je in je boekhouding kan terugvinden! Dit wil je natuurlijk kunnen zien. Niet één keer per jaar maar elke maand. Dit is dus de OHW correctie.
Per maand corrigeer je je resultaat door de OHW stand eruit te halen en de waardering ervoor in de plaats te zetten. Zonder allerlei boekhoudkundige handelingen kan je dit heel simpel doen met één OHW correctie.
OHW correctie = [waardering-OHW stand]
Stap 4: Technisch gereed
Huh? Wat? Er waren toch maar 3 stappen?!? Ja, alleen een keer is het project ook technisch gereed en dan is het tijd om te stoppen met de OHW correctie. Na oplevering en de laatste termijnfactuur zullen de kosten en opbrengsten niet meer veel veranderen. Het projectresultaat is nu een goede afspiegeling van de werkelijke waarde.
De accountant en belastingdienst vind dit ook een goed moment niet meer te praten over verwacht resultaat. Het werkelijke resultaat is nu zichtbaar. En nu maar hopen (en controleren) dat deze een beetje gelijk loopt met het verwachte resultaat..
Valkuilen
Je kan de OHW correctie prima als een journaalpost in jouw boekhoudpakket inboeken. Dit kan gewoon maandelijks gebeuren zonder dit specifiek voor elk project te doen. Dit heb je bijvoorbeeld in detail voor elk project in Excel uitgerekend. Download mijn Excel sjaboon hieronder 👇. In het Excel-bestand staat dan de gedetailleerde onderbouwing voor de gemaakte boeking.
Valkuil
Hou er rekening mee dat als het verwachte resultaat van jouw project drastisch veranderd je dan ook een correctie moet maken voor eerder gemaakte waarderingen. Deze klopt immers, met de kennis die je nu hebt, niet meer. Als je dit in je boekhoudpakket hebt ingeboekt dan wil je die boekingen niet veranderen of verwijderen (ECHT, NOOIT DOEN!), maar in de nieuwe maandboeking de totale waardering bijstellen naar het verwachte resultaat zoals het nu is.
Proberen?
Het systeem is in de basis heel eenvoudig. Gebruik ons gemakkelijke Excel sjabloon om elke maand de OHW-correctie te kunnen uitrekenen.
Download OHW correctie Excel sjabloon
Geautomatiseerd met de OHW-correctie app
In één van de rapportages die wij op Notifica hebben staan is een OHW-correctie app geïntegreerd. Hetzelfde principe als Excel maar dan centraal vastgelegd en bruikbaar voor jouw management informatie. De OHW-correctie app wordt gecombineerd met het resultaat uit jouw boekhoudpakket waardoor het werkelijke bedrijfsresultaat altijd zichtbaar is. De OHW-correctie is ook superhandig om historisch verloop te kunnen zien en voor je onderbouwing van externe audits.
Je voorkomt hiermee dat het werkelijke resultaat van jouw bedrijf soms pas na de jaarlijkse accountantscontrole bekend is. Niet meer mijlenver achter de feiten aanlopen en jezelf juist de mogelijkheid geven om op tijd in te kunnen grijpen.
En omdat je geen feitelijke boekingen maakt in je boekhoudpakket hoef je ook geen rekening te houden met eerder gemaakte boekingen die je nu moet bijstellen. Elke maand begin je weer gewoon op nul.
