Waarderen van installatieprojecten

Eerder al heb ik het het belang van een goed onderbouwde OHW correctie aangekaart als je kort op de bal wil spelen in een projectenorganisatie (zie mijn blog 👉 hier) . Het bied je elke maand inzicht in het werkelijke bedrijfsresultaat én je kan misschien nog eens ingrijpen voordat je verlies definitief is. Een essentieel onderdeel hierbij is het maandelijks waarderen van je projecten.

In mijn vorige blog heb ik het de lezer en mijzelf 😉 gemakkelijk gemaakt bij de waardebepaling. Het voorbeeldproject was gepland voor €900.000 met een gelijkmatige verdeling van kosten over 9 maanden (ja, inderdaad, €100.000 per maand die de projectleider mag uitgeven). En wat blijkt? Ná drie maanden is er ook daadwerkelijk €300.000 uitgegeven en is de technische voortgang op 33%. Fantastisch!

Het eindresultaat dat bij de start verwacht werd hoefde gedurende de uitvoering niet aangepast te worden. Dit maakt het maandelijks waarderen gemakkelijk. Helaas is dit niet hoe het er altijd aan toe gaat. Dan blijkt soms dat de uitvoering toch meer tijd kost dan verwacht. Of dat er meer materialen nodig zijn. Het startbudget is dan niet het juiste uitgangspunt en zal aangepast moeten worden.

Budget aanpassen met de werkelijkheid

Het budget waar je mee start is gebaseerd op de gecalculeerde kostprijs en de aanneemsom. Dit kan als financiële richtlijn worden gebruikt tijdens de uitvoering. Het verschil tussen beide is het gebudgetteerde resultaat. Natuurlijk is het de bedoeling dat er bij de afronding een positief rendement behaald wordt die gelijk óf beter is dan wat er vooraf gebudgetteerd is. Hoe zorg je ervoor dat je niet ineens verrast wordt met een lager resultaat? En hoe pas je actief het budget aan als de situatie tussentijds veranderd?

Om grip te krijgen op het budget en het tussentijdse resultaat moet je een project niet alleen op je intuïtie volgen. In het begin van elk project lijkt dit nog wel overzichtelijk maar in een later stadium kunnen de vele financiële details onoverzichtelijk worden. Op basis van de technische voortgang in relatie tot het budget zal er maandelijks een controlemoment moeten zijn die beide naast elkaar legt.

Veel installateurs zijn hier al actief mee bezig. Vaak door maandelijks met ‘de financiële’ man in de organisatie de voortgang te overleggen. Of door projectleiders Excel rapportages te laten invullen. Data is hierdoor niet centraal en eenduidig vastgelegd. Ook is er geen zicht op het historische verloop van de voortgang of dit een goede afspiegeling was van de werkelijkheid.

De budgetverzoek app voor projecten

De budgetverzoek app voor projecten is een manier om snel en eenvoudig gedurende het project elke maand de financiële voortgang naast de technische voortgang te leggen. Via de app kan er een verzoek voor meer of minder budget worden ingediend door de projectleider. Deze verzoeken zijn voor de controller en het management altijd inzichtelijk en bieden zicht op de voortgang van de projecten vanuit een project control oogpunt. De onderbouwing voor de maandelijkse projectwaardering is direct klaar en voor elke auditor zoals de accountant of belastingdienst herleidbaar.

Elke maand geeft de projectleider aan of het budget aangepast moet worden. Als er geen aanpassingen op budget nodig zijn dan kan dit worden aangegeven door [budget handhaven] te selecteren. Dit is uiteraard de gewenste situatie; het budget blijft gehandhaafd en er zijn geen redenen om het verwachte eindresultaat bij te stellen. Óf de projectleider dient een verzoek in tot extra budget. Dit kan voorkomen wanneer er meer of minder materiaal, onderaanneming of inzet van personeel nodig is. Elk verzoek leidt tot een aangepast budget; de prognose. Het prognose resultaat is het resultaat wat werkelijk behaald zal gaan worden.

Komt er meer- of minderwerk bij? Dat gebeurt bij elke installateur. Maak hiervoor een calculatie en een order aan, dat moet je toch doen! Het initiële budget wordt hierdoor automatisch opgehoogd met deze aanvullende werkzaamheden.

De budgetverzoek app is voor projectleiders direct beschikbaar vanuit de Power BI rapportage Projectbeheer. In dit rapport kan elk project op hoofdlijnen en in detail worden gemonitord. Hoofd- en deelprojecten, inkopen per kostenplaats, arbeid per taak, calculatie- en besteksparagrafen zijn allemaal beschikbaar om een volledig overzicht te hebben. Daarmee kan de projectleider onderbouwd een inschatting maken óf extra budget nodig is. Het budgetverzoek kan efficiënt worden verstuurd via de app en zorgt voor een directe communicatie met het management. De data wordt rechtstreeks opgeslagen in een database en met een live verbinding getoond in je eigen Power BI omgeving.

Waarderen op basis van prognose

Met de prognose van elk project kan er nu ook een waardering worden gemaakt op basis van het verwachte resultaat ná aanpassing van het budget (=prognose resultaat). Hierdoor is de waardering realistisch en up-to-date.

De stelregel voor het waarderen blijft echter hetzelfde; [Verwacht resultaat x  voortgang]

Kleine ‘adder’ onder het gras zijn de eerder geboekte projectwaarderingen. Als je deze maandelijks in jouw boekhoudpakket inboekt dan zal je deze moeten corrigeren wanneer de uitgangspunten van een project zijn veranderd. Gelukkig is dat niet nodig wanneer je volledig buiten je boekhoudpakket om, met de OHW correctie App, de waarderingen bijhoudt. Elke maand begin je weer opnieuw en corrigeer je heel direct, zonder verdere boekhoudkundige handelingen en gevolgen, je resultaat.

Proberen?

Het systeem is in de basis heel eenvoudig. Gebruik dit gemakkelijke Excelformat om elke maand een onderbouwde projectwaardering te kunnen vaststellen. Probeer ook het OHW correctie sjabloon om met de waardering het werkelijke bedrijfsresultaat inzichtelijk te maken.

Download Projectwaardering Excel sjabloon

Name

 

× WhatsApp