Vastlegging: 5 onmisbare tips voor verbeteren van de datakwaliteit van je bedrijfssoftware
Wat is vastlegging binnen ERP?
Vastlegging betekent dat alle relevante informatie over projecten, uren en materialen consistent wordt opgeslagen in je ERP-systeem. Zonder een eenduidige vastlegging ontstaan er lege of onvolledige velden, waardoor rapportages niet betrouwbaar zijn. Als installateur moet je daarom zorgen dat ieder veld – van klantgegevens tot materiaalkosten – aanwezig en correct ingevuld is in systemen zoals Acto, 4PS, BouwInfosys of Admicom.
Waarom datakwaliteit essentieel is
Datakwaliteit is de mate waarin gegevens compleet, accuraat en up-to-date zijn. Slechte datakwaliteit leidt tot verkeerde beslissingen, zoals foutieve nacalculatie en onjuiste projectvoortgangsrapporten. Door te investeren in datakwaliteit voorkom je onnodige extra kosten en tijdverlies. Dit geldt vooral wanneer je van een verouderd ERP-pakket overstapt naar moderne oplossingen zoals Acto, 4PS, BouwInfosys of Admicom. Dan zie je direct welke data nog ontbreekt of onjuist is ingevoerd.
Beste aanpak voor inrichting bedrijfssoftware
Een goede inrichting bedrijfssoftware begint met een duidelijke inventarisatie van alle processen: projecten, werkbonnen, materialen en facturatie. Breng samen met je team in kaart welke velden in jouw ERP-pakket (Acto, 4PS, BouwInfosys of Admicom) écht nodig zijn en hoe je die uniform kunt invullen. Gebruik Power BI om via dashboards direct te laten zien welke velden ontbreken of inconsistent zijn. Voeg bij elke tabel een verplichte validatieregel toe, zodat gebruikers tijdens invoer geen onjuiste data kunnen opslaan.
Tip 1: standaardiseer project- en materiaalcodes
Gebruik een vaste prefix en nummering voor project- en materiaalcodes in je ERP. Zo weet het systeem automatisch welke materialen bij welk project horen en kun je eenvoudig filteren. Dit verbetert de datakwaliteit en versnelt rapportages.
Tijdens migratie: valkuilen en tips
Bij migratie van een oud systeem naar een modern ERP zoals Acto, 4PS, BouwInfosys of Admicom komen vaak verborgen issues aan het licht. Velden die in je oude pakket verplicht waren, bestaan soms niet in het nieuwe pakket. Dit kan leiden tot datalekken of incomplete datasets. Plan altijd een pilot-fase waarin je eerst een select aantal projecten migreert en controleert op datakwaliteit. Maak een checklist voor elk type data (klanten, projecten, uren, materialen) en verifieer op volledigheid. Zorg dat iedereen binnen je organisatie begrijpt waarom migratie zo belangrijk is – dat voorkomt weerstand.
Tip 2: voer een datakwaliteitsanalyse uit vóór de volledige migratie
Gebruik Power BI-queries om lege of onjuiste velden in je nieuwe ERP te identificeren. Dit biedt helder inzicht in welke gegevens nog ontbreken en welke processen je moet aanpassen. Na de analyse kun je je migratiescript zo inrichten dat lege records eerst worden aangevuld.
Hoe verbeteren data leidt tot groei
Continu verbeteren van je data betekent dat je regelmatig controleert op fouten en inconsistenties. Plan wekelijks of maandelijks een moment om de dashboards in Power BI te beoordelen: welke velden zijn nog leeg? Welke codes zijn verkeerd toegepast? Door dit structureel te doen, voorkom je dat je rapportages op oude of onjuiste data draaien. Dit leidt tot betere prognoses en snellere debiteurenadministratie. Uiteindelijk groeit je installatiebedrijf sneller omdat je strak kunt sturen op realistische cijfers.
Tip 3: maak een data-owner per afdeling verantwoordelijk
Wijs voor elke afdeling (projectplanning, uitvoering, administratief) een data-owner aan. Deze persoon is verantwoordelijk voor de kwaliteit van de ingevoerde gegevens binnen zijn domein. Zo behoud je overzicht en komt niemand in de organisatie erachter dat er opeens verkeerde cijfers worden gebruikt.
Tip 4: gebruik periodieke workshops voor gebruikers
Organiseer iedere maand een kort trainingsmoment waarin gebruikers leren waarom goede datakwaliteit en vastlegging in het gekozen ERP-systeem belangrijk zijn. Dit zorgt voor bewustwording en leidt tot minder fouten bij het invoeren.
Conclusie
Een goede vastlegging vormt de basis voor een foutloze inrichting bedrijfssoftware en draagt bij aan hoge datakwaliteit. Vooral tijdens migratie zie je hoe belangrijk het is om processen vooraf te standaardiseren en validatieregels in te stellen. Door periodiek te evalueren en data continu te verbeteren, kun je betrouwbare rapportages maken met Power BI en neem je beslissingen op basis van feiten. Dit leidt tot een efficiënter facturatieproces, snellere debiteurenadministratie en meer groei voor je installatiebedrijf.
Benieuwd hoe je stap voor stap de datakwaliteit van je bedrijfssoftware kunt verbeteren met dashboards van Notifica?
Ontdek ook onze andere blogs of bekijk de veelgestelde vragen over ERP en Power BI.