Privacy verklaring

De contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) voor deze privacyverklaring is:

Notifica B.V.
Kerkhofstraat 21
5554 HG Valkenswaard
info@notifica.nl

Bij gebruik van ons platform verwerken wij persoonsgegevens van voornamelijk de gebruikers van onze software. Bij al onze gegevensverwerkingen houden wij rekening met de privacy van de betrokkenen. Hiervoor nemen wij technische en organisatorische maatregelen ter bescherming van de persoonsgegevens van degenen wiens persoonsgegevens wij verwerken. In deze privacyverklaring zetten wij uiteen hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens, en welke maatregelen wij nemen om uw persoonsgegevens te beschermen.

Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Notifica kan op verschillende manieren betrokken zijn bij de verwerking van uw persoonsgegevens. Om te beginnen verwerkt Notifica de persoonsgegevens van haar directe en indirecte relaties. Deze verwerkingen zijn voor Notifica van belang om bijvoorbeeld:

  • U te kunnen bellen/aanschrijven/e-mailen indien dit benodigd is voor de uitvoering van onze dienstverlening/facturatie;

  • Om overeenkomsten te kunnen verwerken;

  • Om u toegang te kunnen verlenen tot online selfservice omgevingen en dashboards via onze partners;

  • Om u te informeren over wijzigingen in wetgeving en onze producten & dienstverlening;

  • In het kader van het uitvoeren, managen en support van een met u gesloten overeenkomst;

  • In het kader van een wettelijke verplichting om bepaalde gegevens bij te houden (denk bijvoorbeeld aan facturen en BTW ten behoeve van de Belastingdienst).

Notifica kan als verwerker dan wel eindverantwoordelijke worden aangemerkt, het een en ander afhankelijk van de situatie waarin de persoonsgegevens worden verwerkt. Notifica kan als verwerker worden aangemerkt, als de gegevens door Notifica worden verwerkt in opdracht van de klant, en daarbij de klant bepaalt welke gegevens voor welke doeleinden kunnen worden verwerkt, al dan niet met tussenkomst van een bij Notifica aangesloten partner.

Welke persoonsgegevens verwerkt Notifica?

Notifica kan persoonsgegevens over u verwerken, omdat u gebruik maakt van onze software en/of omdat u deze gegevens zelf aan ons heeft verstrekt. Notifica kan, afhankelijk van het doel van de relatie, het type overeenkomst/dienstverlening en uit functie, de volgende persoonsgegevens verwerken:

Klanten:

  • Bedrijfsnaam;

  • KvK-nummer;

  • Voor- en achternaam;

  • Adresgegevens;

  • Postcode;

  • Woonplaats;

  • Functie contactpersoon;

  • Telefoonnummer(s);

  • E-mailadres(sen);

  • Onderliggende specificaties van afgenomen diensten/ verbindingen/software (licenties)

  • IP-adres(sen)

  • MAC-adres(sen)

  • Gekoppelde hard- en software (licenties)

  • Inloggegevens en handelingen binnen service omgevingen

  • Inloggegevens en handelingen binnen de afgenomen diensten

  • Inloggegevens ten behoeve van gekoppelde inlogsystemen

Eindgebruikers (zoals medewerkers van klanten):

  • Locatiegegevens

  • Financiële gegevens, waaronder banksaldo;

  • Aantal gereden kilometers per medewerker per bedrijf(sonderdeel).

Leveranciers en daaraan gerelateerde derden:

  • Voor- en achternaam inclusief tussenvoegsel(s) (indien van toepassing);

  • Aanhef;

  • Adresgegevens;

  • Postcode;

  • Woonplaats;

  • Telefoonnummer(s);

  • Emailadres(sen);

  • Onderliggende communicatie;

Prospects en geïnteresseerde organisaties en daaraan gerelateerde medewerkers en betrokkenen

  • Visitekaartjes (tijdens gesprekken), CV, e-mail, online formulier, hard copy formulier;

  • Voor- en achternaam inclusief tussenvoegsel(s) (indien van toepassing;

  • Aanhef;

  • Adresgegevens;

  • Telefoonnummer(s);

  • Emailadres(sen);

  • Onderliggende communicatie.

Nemen wij de telefoongesprekken op?

Naast de hierboven genoemde gegevens, kan Notifica alle telefoongesprekken van en naar de nummers van Notifica opnemen. De eventueel opgenomen gesprekken kunnen worden gebruikt om de kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren.

Hoelang bewaart Notifica uw persoonsgegevens?

Notifica bewaart uw persoonsgegevens zolang dat in het kader van de met u of uw bedrijf gesloten overeenkomst(en) noodzakelijk is, tenzij er een administratieve of wettelijke bewaarplicht geldt.

  • In het geval van een gespreksopname door Notifica is opgenomen, is deze bewaartermijn maximaal 90 dagen, waarna deze gesprekken automatisch worden verwijderd mits deze geen onderdeel zijn van een lopend (juridisch) onderzoek.

  • Voor prospects en geïnteresseerde organisaties is dat gedurende de periode dat men gezien wordt als prospect en/of geïnteresseerde.

  • De persoonsgegevens van sollicitanten bewaren wij 4 weken, tenzij de sollicitant er toestemming voor geeft om deze gegevens langer te bewaren.

Uw persoonsgegevens slaan wij op onze eigen servers binnen de Europese Unie (EU). Deze persoonsgegevens worden niet opgeslagen op de servers buiten de Europese Economische Ruimte.

Uw gegevens en derden

Voor het leveren van bepaalde diensten maakt Notifica gebruik van diensten van derde partijen. Voor zover deze partijen bij het uitvoeren van de betreffende diensten toegang hebben tot uw gegevens, neemt Notifica de vereiste contractuele en organisatorische maatregelen om de privacy (van de eindgebruiker) te beschermen. Als een leverancier zich buiten de Europese Economische Ruimte bevindt, dan garandeert Notifica dat de verwerking van uw gegevens door deze partijen met dezelfde waarborgen is omkleed als bij een verwerking door een leverancier in Europa. Notifica deelt alleen de noodzakelijke informatie met derden. Notifica en derde partijen zijn in sommige situaties verplicht uw gegevens door te geven aan de autoriteiten, bijvoorbeeld in het kader van een strafrechtelijk onderzoek of naleving van de wettelijke plicht, zoals de rusttijden of de fiscale controle door de Belastingdienst. In alle gevallen neemt Notifica een afgewogen beslissing op basis van alle betrokken belangen.

Informatie die wij verzamelen, waaronder persoonsgegevens, kunnen worden gedeeld met een of meer externe partijen, als gevolg van een verandering in eigendom of zeggenschap met betrekking tot de werkzaamheden van Notifica (middels fusie, verkoop of anderszins) of andere organisatie of samenwerking, of toewijzing, overdracht of andere vervreemding van het gehele of een deel van onze organisatie, onze activa of onze aandelen (waaronder met betrekking tot faillissement of soortgelijke procedures), en dergelijke informatie kan door een externe partij worden gebruikt in overeenstemming met deze Privacyverklaring.

Welke persoonsgegevens verzamelen wij op onze website en waarom?

Op onze website houden wij de algemene bezoekgegevens bij, waaronder het IP-adres van uw gegevensdrager, het tijdstip van opvraging en gegevens die uw browser meestuurt. Deze gegevens worden verzameld door het gebruik van cookies. Notifica gebruikt deze informatie om de werking van de website te verbeteren en om bezoekers van zo relevant mogelijke content te voorzien. Wij plaatsen op onze website geen cookies zonder uw uitdrukkelijke toestemming.

Geautomatiseerde beslissingen op basis van data

Uw persoonsgegevens worden niet onderworpen aan geautomatiseerde besluitvorming. Dit betekent dat wij geen beslissingen over uw persoonsgegevens nemen zonder tussenkomst van een natuurlijke persoon. Onze software geeft wel inzicht in het gedrag van de eindgebruiker van de software, zoals hoelang iemand op een bepaalde locatie is geweest, hoelang er over is gedaan om van een locatie naar de andere locatie te rijden, etc.

Hoe beveiligen wij uw persoonsgegevens

Notifica neemt de bescherming van uw persoonsgegevens serieus en neemt daarom passende technische en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegd toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging van uw persoonsgegevens tegen te gaan. Het gaat om onder meer de volgende maatregelen:

  • Alle personen die namens Notifica van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.

  • We hanteren een gebruikersnaam- en wachtwoordbeleid op al onze systemen met waar mogelijk MFA (Multi Factor Authentication).

  • Wij maken back-up van de data om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.

  • Bij al onze werkzaamheden houden wij rekening met de relevante beveiligingsmaatregelen en beleid in lijn met de ISO-27001 normen.

  • De servers zijn in Europa gevestigd, en zijn voorzien van zichtbare en onzichtbare beveiligingsmaatregelen ter voorkoming van onder andere onbevoegd toegang door derden.

  • Met onze leveranciers en ketenpartners maken wij duidelijke afspraken over de bescherming van data en persoonsgegevens die zij in opdracht van ons verwerken en vice versa.

Wat zijn uw rechten?

Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming heeft u diverse rechten die u kunt uitoefenen ten aanzien van uw gegevens. Zo heeft u het recht om te weten welke gegevens wij van u verwerken, voor welke doeleinden wij deze gegevens opslaan en hoelang wij deze gegevens bewaren. Bent u van mening dat deze gegevens niet meer kloppen? Dan kunt u ons verzoeken om de aanwezige gegevens te corrigeren en daarbij de juiste gegevens verstrekken. Daarnaast kunt u zich verzetten tegen (verdere) verwerking van uw persoonsgegevens als er geen reden daartoe bestaat. In alle gevallen zullen wij samen met u zoeken naar de beste oplossing die voor u relevant is.

Klacht indienen bij de toezichthouder

Bent u niet tevreden over de wijze waarop wij omgaan met uw persoonsgegevens of komen wij onderling niet uit? Dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Functionaris voor de Gegevensbescherming

Gelet op de omvang van de verwerkte persoonsgegevens, is er geen sprake van grootschalige gegevensverwerkingen. Om deze reden hebben wij op dit moment geen Functionaris voor de Gegevensbescherming (FG) aangesteld. Indien het aanstellen van een FG in de toekomst noodzakelijk zijn, dan zullen wij een FG aanstellen.

Slotbepalingen

Op deze privacyverklaring is het Nederlands recht van toepassing.  Eventuele geschillen kunnen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter bij de rechter te Nijmegen.

Deze privacyverklaring kunnen wij van tijd tot tijd wijzigen. De meest actuele versie zullen wij op onze website plaatsen. Wij raden u aan om onze website te bezoeken voor de meest recente versie.

Hoe kunt u contact opnemen met Notifica?

Heeft u vragen na het lezen van deze privacyverklaring? Neemt u gerust contact met ons op via info@notifica.nl of per post naar;

Notifica B.V.
Kerkhofstraat 21
5554 HG Valkenswaard

Meest recente versie: mei 2021