Stuurinformatie: bespaar 12 uur per week met Power BI

Waarom stuurinformatie onmisbaar is om bij te sturen

Wanneer je nog afhankelijk bent van handmatige Excel-rapportages, gaat veel tijd verloren aan foutcorrecties, duplicaten en het samenvoegen van gegevens. Stuurinformatie biedt een real-time overzicht van jouw belangrijkste KPI’s, zodat je direct kunt bijsturen zodra een indicator afwijkt van de norm. Dit voorkomt dat kleine afwijkingen uitgroeien tot grote knelpunten in projecten, waardoor je verrassingen in planning, budgetten en klanttevredenheid minimaliseert. Door continu op actuele stuurinformatie te vertrouwen, kun je sneller handelen en structureel uren besparen.

Een onderzoek van Harvard Business Review toont aan dat teams die op data sturen gemiddeld 25 % sneller reageren op operationele afwijkingen. Daardoor stijgt de klanttevredenheid én verbetert de marge, omdat beslissingen direct gestoeld zijn op actuele inzichten in plaats van op verouderde cijfers.

1. Stuurinformatie en KPI’s optimaliseren: bepaal wat écht telt

Het fundament van stuurinformatie is een heldere set KPI’s. Niet iedere indicator levert bruikbare stuurinformatie; focus op KPI’s die daadwerkelijk bijdragen aan je doelen. Begin met de vraag: welke metrics beïnvloeden direct klanttevredenheid, marge en planning?

Stappen om KPI’s te optimaliseren:

• Doelen vertalen naar KPI’s: Verzamel managementdoelstellingen (zoals “meer klantloyaliteit”) en vertaal die naar meetbare stuurinformatie-indicatoren (bijvoorbeeld “> 90 % eerste-oplostijd binnen SLA”). Zo weet iedereen precies welke data beïnvloed moet worden om het doel te behalen.
• Focus en eenvoud: Beperk je tot 8–10 kern-KPI’s. Teveel indicatoren leiden tot informatie-overload, terwijl te weinig KPI’s niet voldoende inzicht biedt. Kies bewuste metrics, zoals “projectmarge”, “doorlooptijd” of “levertijdbetrouwbaarheid”, die je direct kunt bijsturen.
• Notifica-templates gebruiken: Als abonnee van Notifica krijg je toegang tot onze KPI-bibliotheek voor de installatiebranche. Deze templates bevatten best practice-definities en formules, zodat je direct betrouwbare stuurinformatie in je dashboard krijgt.

Houd KPI’s actueel door ze regelmatig te evalueren en bij te stellen als bedrijfsdoelen verschuiven. Pas zo nodig definities of drempelwaarden aan, zodat je stuurinformatie altijd relevant blijft en je niet op verouderde indicatoren stuurt.

2. Stuurinformatie koppelen & modelleren: bouw één bron van waarheid

Een solide datamodel is cruciaal voor betrouwbare stuurinformatie. Zonder uniforme koppelingen en duidelijke KPI-definities ontstaan discrepanties en miscommunicatie:

• Datakoppeling: Verbind ERP-, plannings- en servicetools direct met Power BI, zodat je stuurinformatie automatisch up-to-date blijft. Handmatige exports en CSV-imports vervallen, waardoor je real-time kunt bijsturen. Raadpleeg de Microsoft Power BI-documentatie voor een stapsgewijze handleiding.
• Gestandaardiseerd datamodel: Met Notifica-templates voor tabellen, relaties en DAX-meetwaarden hanteer je eenduidige definities van KPI’s zoals “marge”, “doorlooptijd” en “SLA”. Dit voorkomt dat verschillende teams verschillende interpretaties hanteren en zorgt dat iedereen dezelfde stuurinformatie bekijkt.
• Automatische datarefresh: Stel in Power BI Service een dagelijks refresh-schema in, zodat jouw stuurinformatie elke nacht wordt geüpdatet. Daardoor werk je altijd met de meest actuele inzichten en kun je direct bijsturen als KPI’s afwijken.

Voorbeeld van een Power BI-dashboard waarin stuurinformatie in één oogopslag inzicht geeft in cashflow en projectmarge. Dit dashboard gebruikt real-time data om afwijkingen direct te signaleren.

Een aanvullende visualisatie waarin financiële data gekoppeld is om KPI’s te optimaliseren. Door deze koppeling zie je direct waar bijsturing nodig is om de marge te verbeteren.

3. Datagedreven cultuur: embed stuurinformatie in je organisatie

Zonder borging blijft stuurinformatie een papieren tijger. Je hebt een datagedreven cultuur nodig waarin iedereen begrijpt hoe stuurinformatie bijdraagt aan het succes van projecten:

• Ambassadeurs & ownership: Wijs per KPI een eigenaar en benoem data-champions die collega’s trainen, motiveren en feedback verzamelen. Bijvoorbeeld: een projectmanager als eigenaar van “projectmarge” en een servicecoördinator voor “klanttevredenheid”. Door eigenaarschap zorg je dat stuurinformatie regelmatig wordt besproken en geüpdatet.
• Wekelijkse data stand-ups: Plan korte stand-ups waarin teams stuurinformatie analyseren en acties vastleggen. Door direct afwijkingen te bespreken, kun je meteen ingrijpen (bijvoorbeeld bij urenoverschrijding), in plaats van te wachten tot maandafsluiting.
• On-the-job Power BI-training: Organiseer korte, praktijkgerichte workshops waarin medewerkers leren hoe ze met stuurinformatie in Power BI zelf analyses maken. Dit verhoogt adoptie en zorgt dat inzichten sneller gebruikt worden bij beslissingen.
• Continue optimalisatie: Vraag feedback via een knop in het dashboard en hou een maandelijkse evaluatie waarin je KPI-definities, datakwaliteit en visualisaties bijstelt. Zo blijft je stuurinformatie actueel, relevant en bruikbaar voor iedere afdeling.

Voordelen van deze stuurinformatie-aanpak

Door deze gestructureerde aanpak realiseer je binnen enkele weken een betrouwbare bron van stuurinformatie. Je bespaart structureel minimaal 12 uur per week aan handmatige rapportages, wat neerkomt op minstens één extra werkdag per maand voor strategische analyses en verbeteringen. Dankzij geautomatiseerde dataflows neemt de datakwaliteit toe, omdat alle definities en berekeningen in één centraal model staan. Hierdoor kun je snel en met vertrouwen bijsturen en voorkom je verrassingen in projectbudgetten of SLA-afwijkingen.

Uit cijfers van Statista blijkt dat bouw- en installatiebedrijven die stuurinformatie consequent gebruiken ongeveer 5 % hogere marges realiseren binnen drie maanden. Bovendien stijgt de klanttevredenheid doordat je proactief kunt ingrijpen bij afwijkingen in service- en onderhoudsplannen.

Wil je weten hoe onze experts je kunnen helpen om deze aanpak te implementeren? Bekijk dan onze Power BI-diensten, waarin wij maatwerk dashboards en datamodellen bouwen die precies aansluiten op jouw bedrijfsprocessen.

Klantcase: wekelijks tijdswinst & structureel besparen

Een middelgrote installateur implementeerde ons 3-stappenplan voor stuurinformatie en zag direct meetbare resultaten. Dankzij geautomatiseerde data-pijplijnen in Power BI verviel de wekelijkse urenregistratie in Excel, wat resulteerde in 12 uur minder rapportagewerk per week. Teams konden hun meetingtijd besteden aan strategische analyses in plaats van foutcorrectie, waardoor de doorlooptijd van projecten met 15 % afnam.

Managers kregen realtime inzicht, waardoor beslissingen twee keer zo snel genomen werden bij afwijkingen. Doordat KPI’s continu werden geoptimaliseerd en visualisaties up-to-date bleven, bespaarde deze klant na zes maanden maar liefst 7 % op de totale projectkosten. Dit bewijst dat een goed ingerichte bron van stuurinformatie niet alleen tijd bespaart, maar ook directe financiële meerwaarde oplevert.

Conclusie & call to action

Sta niet langer stil bij data-chaos en handmatige rapportages: met nauwkeurige stuurinformatie optimaliseer je KPI’s, kun je direct bijsturen en structureel kosten besparen. Word abonnee bij Notifica en krijg direct toegang tot kant-en-klare KPI-sets die specifiek zijn voor de installatiebranche. Ontvang nu een gratis analyse van jouw huidige Power BI-omgeving en ontdek precies welke stuurinformatie jou morgen al verder brengt!

Plan direct een gratis demo

Meer weten over vergelijkbare onderwerpen? Lees onze andere blogs of bekijk de veelgestelde vragen.