Onderhanden werk met realtime inzicht: ultieme automatisering in 5 stappen

OHW en Onderhanden werk zijn cruciaal voor elk installatiebedrijf. Met realtime inzicht in OWH-processen minimaliseer je fouten, bespaar je tijd en schakel je handmatige controles uit. Notifica maakt OWH-automatisering mogelijk, zodat je sneller bijstuurt, betere rapportages hebt en je financiële gezondheid voortdurend bewaakt.

Onderhanden Werk (OWH) vormt de kern van iedere winstgevende installatie. Door realtime inzicht te combineren met strakke automatisering, transformeer je handmatige processen naar slimme workflows.

Met Notifica’s oplossing bespaar je niet alleen tijd, maar vergroot je ook de nauwkeurigheid van je cijfers. Door OWH-maandcycli automatisch te laten verlopen, ontstaan heldere rapportages en voorkom je verrassingen op de balans.

Het 5-stappenplan voor Onderhanden Werk realtime inzicht

1. Budget actualiseren
   Elke maand vergelijken projectleiders de oorspronkelijke calculatie met de actuele voortgang via de Budgetverzoek-app. Bij een overschrijding of meevaller meldt één druk op de knop alle betrokkenen—van finance tot directie—automatisch. Zo blijft het budget altijd actueel zonder overbodige e-mails en Excel-sheets.

2. Automatische POC-berekening
   Het Percentage of Completion (POC) vertaalt realtime voortgang en werkelijke kosten binnen enkele seconden naar een objectief voltooiingspercentage. Geen rekenfouten meer en direct helderheid over de voortgang en omzet.

3. Projectwaardering vastleggen
   Notifica combineert voortgangsdata met kostengegevens en berekent direct de actuele projectwaarde—volledig audit-proof en traceerbaar. Alle stappen worden gelogd, zodat de accountant op elk gewenst moment kan controleren hoe cijfers zijn opgebouwd.

4. OHW-correctie boeken
   Met één klik synchroniseer je de berekende positie met Syntess, Exact Online of een ander ERP-systeem. Zo sluiten projectrapportage en boekhouding naadloos op elkaar aan zonder dubbele invoer of handmatige correcties.

5. Maandelijkse trendanalyse
   Power BI-grafieken en voorspellende modellen laten zien welke projecten risico lopen en waar kansen liggen. Hiermee signaleer je afwijkingen vroegtijdig en stuur je bij voordat onvoorziene kosten ontstaan.

Alle projecten keurig onder elkaar met realisatie en voortgang (en automatisch OHW)

Inzicht zonder nachtelijke Excel-marathons

Dankzij visuele dashboards van Notifica hoef je niet langer ’s avonds stapels spreadsheets samen te voegen. Je opent een Power BI-portaal waarin alle projecten overzichtelijk naast elkaar staan, met kostenontwikkelingen, margepercentages en voortgangscurves. Zo zie je in één oogopslag wie op schema ligt en waar extra aandacht nodig is—zonder uren te besteden aan handmatig werk.

Waarom het werkt

Traditioneel verliep de boekhouding achter de schermen: materiaalboekingen werden vooruitgeboekt, terwijl facturen vaak pas weken later binnenkwamen. Dat leidde tot grillige balansrekeningen en onvoorspelbare maandresultaten. Volgens Accountancy van Morgen versnelt realtime OHW-rapportage besluitvorming met gemiddeld 25%. Door data te centraliseren en direct te koppelen aan het ERP, krijg je betrouwbare, audit-proof cijfers.

Voordelen en ROI

• 60% tijdsbesparing op maandafsluitingen door één gebruiksvriendelijke app voor projectleiders en automatische boekingen voor finance.
• Lagere financiële risico’s dankzij vroegtijdig cashflow- en risicobeheer; voorkom kostbare tekorten.
• Betrouwbare forecasts met scenario-analyse en historische data; beslis op feiten, niet op onderbuikgevoel.
• Hogere rendabiliteit door betere margecontrole: installatiebedrijven zien hun gemiddelde projectmarge binnen zes maanden met 10–15% stijgen.
• Betere samenwerking tussen teams door dashboards en automatische notificaties; iedereen werkt met dezelfde, actuele cijfers.

Casestudy van een klant

Begin 2024 implementeerde een klant Notifica. Voorheen werd OWH slechts elk kwartaal uitgevoerd en vooral voor grote projecten. Door automatisering in Power BI daalde de maandafsluitingstijd van vijf naar twee werkdagen, waardoor ze nu voor elk project maandelijks en automatisch OHW uitvoeren. Dankzij realtime inzicht kon het management tijdig bijsturen en werden financiële doelstellingen sneller gehaald.

Met ultieme automatisering in 5 stappen, een robuuste POC-methode, naadloze ERP-integratie, krachtige dashboards en diepgaande trendanalyse transformeer je je installatiebedrijf tot een proactieve, datagedreven organisatie—met meer rust, betere marges en vertrouwen van iedereen binnen en buiten je bedrijf.