Power BI of Excel? 5 onmisbare voordelen van Power BI ten opzichte van Excel voor de installatiesector
Excel is al dertig jaar het Zwitserse zakmes van de bouw- en installatiesector. Maar als je dagelijks duizenden werkbonnen, projecturen en servicecalls uit
Syntess Atrium,
4PS of
BouwInfosys moet analyseren, loopt Excel al snel vast. Power BI biedt realtime dashboards zonder handwerk. Hieronder bespreken we vijf voordelen die Power BI biedt ten opzichte van Excel.
Voorbeeld: financiële dashboardweergave in Power BI
1 Snelheid & automatisering
Excel
-
Workflow: exporteren, kopiëren en plakken, draaitabellen verversen in Excel.
-
Tijdsverlies: 3–6 uur per week per projectleider om rapportages op te schonen.
-
Foutkans: één verschoven kolom kan de margeberekening in Excel direct fout maken.
Power BI
-
Workflow: bouw één keer een datamodel en kies automatische dataset-refresh (bijv. elke 15 of 30 minuten).
-
Resultaat: actuele KPI’s staan vóór de dagstart live; beslissingen kunnen realtime worden genomen.
-
Praktijkcijfer: een Notifica-klant bespaarde 78% rapportagetijd met een geplande refresh op de Syntess-API.
Conclusie: Power BI wint op snelheid en nauwkeurigheid – minder handwerk en aanzienlijk minder kans op fouten dan Excel.
Inzicht in offerte- en salesproces met Power BI
2 Dataveiligheid & Single Source of Truth
| Aspect | Excel | Power BI |
|---|---|---|
| Toegangsbeheer | Bestandsrechten; vaak delen via e-mail | Row-Level Security per rol of afdeling, centraal beheerd |
| Dataconsistentie | Meerdere kopieën – “shadow data” | Eén gedeelde dataset, altijd live en up-to-date |
| Audittrail | Niet standaard aanwezig | Versie- en wijzigingslog inclusief ververshistorie, inzichtelijk per gebruiker |
Met Power BI centraliseer je de datalogica in één model, in plaats van te werken met verspreide Excel-bestanden. Monteurs, planners en directie zien ieder hun eigen rapportlaag, terwijl gevoelige kolommen via RLS verborgen blijven.
3 Visuele storytelling & besluitvorming
Power BI biedt interactieve weergaven die Excel niet kan evenaren:
-
Drill-through: klik op een projectbalk en spring direct naar uren- of materiaaldetails.
-
Bookmarks: stel specifieke weergaven, zoals “Budget vs. meerwerk”, direct beschikbaar voor anderen.
-
Razendsnel: reken verschillende scenario’s door (bijv. wél of géén extra project) zonder extra tabs in Excel te maken.
Vergadertijd daalt, omdat alle betrokkenen dezelfde realtime inzichten zien dankzij Power BI.
4 Hoe maak je de juiste keuze?
Beantwoord de volgende drie vragen om te bepalen of je Excel blijft gebruiken of direct overstapt naar Power BI:
Vraag 1 – Omvang
Hebben we minder dan twaalf kantoorgebruikers én werken we met maximaal tien grote projecten per jaar?
-
Is het antwoord ja, dan is Excel voorlopig voldoende, mits je exportfrequentie beperkt blijft. Elke extra export verhoogt de kans op fouten. Power BI biedt meer toekomstbestendigheid.
-
Is het antwoord nee, ga door naar vraag 2.
Vraag 2 – Complexiteit
Verwerken we meer dan 500 serviceorders per maand of halen we data uit verschillende ERP-systemen?
-
Is het antwoord ja, dan kies je beter meteen voor Power BI om faalkosten te voorkomen en schaalbare dataverwerking in te richten.
-
Is het antwoord nee, ga door naar vraag 3.
Vraag 3 – Groeiperspectief
Denk je dat het bedrijf de komende twaalf maanden uitbreidt in vestigingen of diensten?
-
Bij ja loont het nu al om Power BI te implementeren: voorkom dat Excel op termijn de groei aan banden legt.
-
Bij nee kun je tijdelijk werken met Excel in combinatie met een light Notifica-abonnement. Later overstappen naar Power BI blijft altijd mogelijk.
Samenvatting in één zin:
Voor een kleine, simpele omgeving volstaat Excel. Bij veel orders, meerdere systemen of groeiplannen is Power BI de beste keuze.
5 Praktijkcase: Excel eruit, marge omhoog
Een klant van Notifica werkte maandlijks met Excel. Handmatige CSV-imports uit Syntess veroorzaakten vertraagde inzichten en pas weken later ontdekte fouten. Door over te stappen naar Power BI werd het volledige rapportageproces geautomatiseerd, daalde de foutkans met meer dan 80% en kwamen marges direct inzichtelijk. Power BI bood realtime controle die Excel nooit had gehaald.
Quote projectleider:
“Elke middag weten we inmiddels welke projecten uit de pas lopen – dankzij Power BI.”
Conclusie
Excel is nog steeds geschikt voor incidentele, ad-hoc analyses, maar voor realtime sturing, dataconsistentie en schaalbaarheid is Power BI onmisbaar. Investeer nú in Power BI om faalkosten te voorkomen en je marges te verhogen.
Ontdek vandaag nog hoe je rapportages zonder handwerk inricht met Power BI. Klik op de knop hieronder om rechtstreeks actie te ondernemen:
Meer lezen? Bezoek onze blog of raadpleeg de veelgestelde vragen voor extra tips en inzichten.