Volledig grip krijgen op het onderhanden werk klinkt voor veel installateurs als muziek in de oren. Echter is de realiteit dat organisaties dit maar moeilijk verwezenlijkt krijgen. Werken met onjuiste gegevens, verschillende Excel sheets en de vele uren die dit project administratief kosten, maken het lastig voor installateurs om het juiste bedrijfsresultaat in kaart te brengen.
Het onderwerp onderhanden werk is voor veel projectorganisaties bekend en krijgen er vroeg of laat mee te maken. Vooral wanneer jaarlijks de accountant langs komt en er gekeken wordt naar de huidige stand van zaken. Wat betreft onderhanden werk, is er een werk methodiek middels Syntess en Microsoft Power BI en willen wij jou meenemen in hoe wij hier mee omgaan. Zo kun jij elke maand in jouw Power BI omgeving, inzicht krijgen in je onderhanden werk stand, project waarderingen inclusief grondslag auditproof opslaan en zo ook in je werkelijke bedrijfsresultaat.
Wij van Notifica en Boostin geloven in de combinatie van geautomatiseerde rapportages met Syntess, samen met de consultants die de installatiesector begrijpen en weten welke uitdagingen er zijn/bestaan. Waarbij Notifica de techniek verzorgt en Boostin de consultancy levert, is er een gouden combinatie ontstaan om organisaties volledig te ondersteunen met hun Syntess software in de Power BI omgeving.
Kijkend naar de huidige situatie, wordt er veelal gezien dat deelfacturen rechtstreeks worden geboekt in de resultatenrekening. Dit levert twee problematieken op, waarbij er een onjuist resultaat wordt weergeven en dat er hele grote fluctuaties ontstaan in het resultaat.
Het juiste resultaat in kaart brengen doen wij via de POC-methode (percentage of completion). Dit omdat dit de meest gehanteerde methodiek in de markt is en ook door veruit de meest accountants wordt gebruikt. Notifica heeft daarbij alles op dag basis al voor klanten uitgerekend om voor optimale ondersteuning te zorgen. Onze rapportages op Syntess & Power BI en de tooling zijn namelijk heel belangrijk, gezien je de POC-methode alleen mag toepassen, zolang je een betrouwbare inschatting kunt maken van de voortgang van je project en het verwachte (prognose) resultaat. Notifica zorgt dan ook via de rapportages dat dit mogelijk is. Je krijgt daarbij een optimale inzage via je Power BI omgeving, zodat je kan voldoen aan de voorwaarde voor zowel de jaarrekening als fiscaal.
Meer weten over onze werkwijze? Doorloop de onderstaande vijf stappen voor 100% grip op het onderhanden werk!
Stap 1: Update resultaat prognose (Verwacht eindresultaat)
De eerste stap is de belangrijkste stap, gezien de volgende stappen automatisch worden ondersteund. Voor de eerste stap is het belangrijk dat de projectleiders in de organisatie gaan kijken in hun Power BI omgeving, in hoeverre er een aanpassing moet plaatsvinden op basis van het initiële resultaat. Je gaat dus in feite je budget periodiek actualiseren.
Het resultaat budget wordt door ons ingelezen uit Syntess op basis van de orderwaarde. Er kan enerzijds op basis van de calculatie verkoopprijs gewerkt worden of op basis van de orderwaarde. Wat je namelijk veelal ziet, is dat de orderwaarde goed gevuld is en deze daarom als budget gepakt kan worden. Wanneer je vanuit een budget begint (wat uit Syntess gehaald kan worden), kan hier op worden doorgepakt om mee en tegenvallers op in te boeken. Dit kan worden gerealiseerd middels de budgetverzoek app, waarbij er onder meer alle kostensoorten worden ingelezen en de paragrafen inzichtelijk zijn.
Stap 2: Automatische berekening POC (Percentage of completion)
De POC wordt automatisch berekend. Bij stap één heeft de projectleider aangegeven dat er een aanpassing moet plaatsvinden van het oorspronkelijke budget (actualiseren) en op basis van die zaken kan er een automatische berekening plaatsvinden van het POC-resultaat.
Stap 3: Automatische berekening projectwaardering
Nadat stap één en twee zijn doorlopen, waarbij er periodiek wordt gekeken naar een aanpassing op het budget en de automatische calculatie van de POC bij stap twee, kan er bij stap drie een automatische berekening plaatsvinden met betrekking tot de projectwaardering.
Stap 4: Vastleggen projectwaardering
Via de Projectwaardering App kan periodiek de projectwaardering per project worden vastgelegd. De leidraad is de door ons berekende (voorgestelde) projectwaardering. Per project kan hiervan worden afgeweken inclusief onderbouwing van de afwijking. Hiermee heb je een volledig auditproof vastlegging van de maandelijkse waarderingen. Rechtstreek vanuit Power BI!
Stap 5: Bepaling boeking onderhanden werk (Balans en RR)
Op basis van de ingevoerde projectwaarderingen doen wij vervolgens een (correctie) boekingsvoorstel. Dit boekingsvoorstel kan je gemakkelijk in Syntess invoeren om zo ook je resultaat in Syntess correct te kunnen weergeven.
Voor Syntess Atrium Professional klanten zal er op administratie niveau een boeking plaatsvinden. De details en onderbouwing zijn terug te vinden in onze Power BI rapportages. Hierbij corrigeren wij overigens alleen de omzet omdat daar het probleem zit; deze loopt niet gelijk met de gemaakte kosten (het zogenaamde matchingbeginsel).
Voor Syntess Enterprise klanten is er een projectwaardering boeking op projectniveau die via de Excel import ook snel kan worden ingelezen. De boekingsmethodiek van Enterprise is hierbij leidend.
100% grip krijgen in onderhanden werk met als eindresultaat een dossiervorming als onderbouwing van de projectwaarderingen. Dat wil iedereen toch?
Voor meer informatie kun je de bovenstaande video van het Webinar bekijken of kun je contact met ons opnemen voor vragen!
