24 Belangrijke KPI's voor Installatiebedrijven

Hoeveel heb je deze maand werkelijk verdiend? Dat is niet alleen wat er op facturen staat. Installatiebedrijven werken aan langlopende projecten — in maand één is er volop gewerkt, maar de factuur volgt pas later. De OHW-mutatie corrigeert dat en geeft een eerlijk beeld per periode.

Zonder deze correctie lijkt het alsof je in drukke maanden niets verdient en in facturatiemaanden alles. Dat geeft een vertekend beeld en maakt bijsturen onmogelijk.

De toegevoegde waarde is het hart van je verdienmodel. Het is het bedrag dat overblijft nadat je de directe projectkosten (materiaal, onderaannemers) van de omzet aftrekt. Met dit geld betaal je je mensen, je huisvesting en je winst.

Een bedrijf met 10 miljoen omzet en 2 miljoen toegevoegde waarde heeft een fundamenteel ander verdienmodel dan een bedrijf met 5 miljoen omzet en 3 miljoen toegevoegde waarde. De omzet vertelt het verhaal niet — de TW wel.

Dit is het kengetal waar het allemaal om draait. Hoeveel levert één productief uur gemiddeld op? Een stijging van €5 per uur klinkt bescheiden. Maar bij 80.000 directe uren is dat €400.000 extra toegevoegde waarde per jaar.

Dit is een van de vijf kengetallen uit het model hierboven. Monitor dit getal per maand, per afdeling en per projecttype. Waar verdien je het meest per uur? Daar wil je meer van.

Personeel is veruit de grootste kostenpost in de installatiebranche. Deze KPI geeft de gemiddelde kosten per uur per medewerker — inclusief bruto loon, werkgeverslasten, pensioen en overige personeelskosten.

Let op: je deelt door alle bruto uren (inclusief staf), niet alleen door directe uren. Zo krijg je het werkelijke kostenplaatje. Een cao-stijging van 3% verhoogt dit getal direct — zonder dat de TW per uur meestijgt.

Naast personeel zijn er de overige bedrijfskosten: huisvesting, wagenpark, gereedschap, ICT, verzekeringen. Gedeeld door het totaal aantal bruto uren krijg je de kostprijs per uur die je bedrijf ‘kwijt is’ aan overhead.

Samen met personeelskosten per uur vormt dit de totale kostprijs. Het verschil tussen TW per uur (KPI 3) en de som van PK/u (KPI 4) + BK/u (KPI 5) is je winst per productief uur. Dat is de kern van het 5-kengetallen model.

De uitkomst van het 5-kengetallen model: wat blijft er over na aftrek van alle kosten? Zonder gezond bedrijfsresultaat is er geen ruimte voor investeringen, groei of buffers. In de installatiebranche maakt elk procentpunt verschil.

De kracht van het model: als je weet aan welke van de vijf knoppen je kunt draaien, kun je gericht bijsturen. Meer productiviteit? Lagere kosten? Hogere TW per uur? Elk procent telt.

Het totaalplaatje is belangrijk, maar je wilt ook weten welke projecten bijdragen en welke niet. Door per project het rendement te meten, ontdek je welke projecttypen, klanten of regio's winstgevend zijn — en welke je stilletjes geld kosten.

Zonder dit inzicht subsidieer je verliesgevende projecten met winstgevende, zonder het te weten. Het projectoverzicht is een van de meest waardevolle dashboards die je kunt hebben.

Service en onderhoud (S&O) is voor veel installatiebedrijven een groeiende inkomstenbron. Maar wat levert het daadwerkelijk op? Door de omzet te splitsen in preventief onderhoud en reactieve storingen, en daar de kosten tegenover te zetten, krijg je grip op het rendement van je S&O-afdeling.

Preventief onderhoud levert doorgaans stabielere marges op dan storingswerk. Een verschuiving richting meer preventief is bijna altijd goed voor je rendement én voor je klantrelatie.

Alles begint met de vraag: hoeveel mensen heb je, en hoeveel uren is dat? Je FTE-bezetting omgerekend naar bruto uren is het vertrekpunt van alle urencalculaties. Het verschil van 2 uur per week (40 vs. 38 uur) is over een jaar 104 uur per medewerker. Bij 50 monteurs is dat 5.200 uur verschil.

Maak onderscheid tussen directe FTE (monteurs, projectgebonden) en indirecte FTE (staf, management). In combinatie met de orderportefeuille bepaalt deze KPI of je op tijd kunt leveren.

Niet alle bruto uren zijn beschikbaar voor werk. Na aftrek van verlof, feestdagen en opleiding houd je de uren over die je daadwerkelijk kunt inplannen. Met 25 vakantiedagen, 13 ADV-dagen, 7 feestdagen en 1% opleidingstijd verlies je al ruim 370 uur per medewerker — bijna 18% van de bruto uren.

Dit getal is de bovenkant van wat je kunt inplannen. Alles wat je vervolgens verliest aan ziekte en leegloop gaat hier nog vanaf.

De uren die daadwerkelijk op projecten of werkbonnen worden geschreven. Dit is de enige categorie uren die direct waarde toevoegt — en daarmee de basis van je hele verdienmodel.

Elke verloren productieve uur kost je de toegevoegde waarde per uur. Bij een TW van €85/uur en 50 monteurs is 1% productiviteitsverlies al meer dan €14.000 per jaar. Leegloop valt minder op dan ziekte, maar de financieële impact is vergelijkbaar.

Het aandeel van de bruto uren dat productief wordt besteed. De ultieme maat voor hoe goed je je personeelscapaciteit benut — en een van de vijf kengetallen uit het model.

Het verschil tussen 65% en 70% productiviteit is bij een gemiddeld installatiebedrijf honderdduizenden euro's per jaar. Kleine verbeteringen in planning, werkvoorbereiding of logistiek hebben direct effect op dit getal.

Het percentage van de bruto uren dat verloren gaat door ziekte. In de installatiebranche traditioneel hoger door fysiek zwaar werk. Bij 100 medewerkers kost 1% extra verzuim al snel meer dan €100.000 per jaar aan directe loonkosten en productiviteitsverlies.

Kijk niet alleen naar het totaalcijfer, maar ook naar de verdeling: kort verzuim (signaal voor werkdruk) versus lang verzuim (capaciteitsprobleem). Beide vragen een ander beleid.

Hoeveel van je beschikbare capaciteit is daadwerkelijk ingepland? Te laag en je betaalt voor onbenutte uren. Te hoog en er is geen ruimte voor spoedwerk, wat leidt tot stress en overwerk.

De optimale bezetting ligt rond de 90%. Dit geeft voldoende buffer voor onverwacht werk, zonder structureel te veel leegloop. In combinatie met de orderportefeuille (KPI 22) bepaalt dit of je moet aannemen of uitbesteden.

Hoe goed sluit je offerte aan op de werkelijkheid? De afwijking tussen voorcalculatie en nacalculatie is een van de snelste manieren om je marge te verbeteren. Structureel te laag: je geeft marge weg. Structureel te hoog: je verliest opdrachten.

Monitor dit per projecttype en per calculator. Vaak zit het verschil niet in de uurtarieven, maar in de inschatting van het aantal uren. Terugkoppeling van nacalculatie naar de calculator is essentieel.

Werk gedaan, maar nog niet gefactureerd? Openstaande werkbonnen zijn een stille winstvernietiger. Het werk is uitgevoerd, de kosten zijn gemaakt, maar het geld komt pas binnen als de werkbon is afgerond en gefactureerd.

In de praktijk zien we bij veel installatiebedrijven een achterstand van weken tot maanden. Elke werkbon die op de plank blijft liggen is geld dat je al verdiend hebt maar nog niet op je rekening staat. Maak dit zichtbaar en pak de achterstand aan.

De waarde van al het werk dat uitgevoerd maar nog niet gefactureerd is. Voor veel installatiebedrijven is dit de grootste balanslijn — en een directe belasting van je liquiditeit. Je hebt immers al kosten gemaakt (lonen, materiaal), maar het geld is nog niet binnen.

Een stijgende OHW zonder evenredige omzetgroei is een rode vlag. Het betekent dat je werkt maar niet factureert — en dus je eigen bank speelt. Maandelijkse monitoring is essentieel.

Hoeveel geld heb je over vier weken op de bank? En over acht weken? De gemiddelde betaaltermijn in de branche is 45+ dagen, terwijl lonen maandelijks doorlopen. Dat verschil creëert structurele cashflow-spanning.

Een goed forecast voorkomt dure noodkredieten en geeft je de rust om strategische beslissingen te nemen. Kijk minimaal 4 weken vooruit, liever 8 tot 12.

Hoe lang duurt het gemiddeld voordat je klanten betalen? Bij een omzet van €10 miljoen is 1 dag sneller betaald worden gelijk aan circa €27.000 extra werkkapitaal. Een stijgend aantal debiteurendagen is een duidelijk signaal voor actief debiteurenbeheer.

De praktijk leert dat het niet alleen gaat om betaaltermijnen, maar ook om de snelheid van factureren. Hoe sneller de factuur de deur uit is, hoe sneller het geld binnenkomt.

De tegenhanger van debiteurendagen: hoe snel betaal je je leveranciers? Meer crediteurendagen verbetert je werkkapitaal, maar te lang wachten schaadt leveranciersrelaties en kan inkoopvoordelen kosten.

De balans tussen debiteuren- en crediteurendagen bepaalt je werkkapitaalbehoefte. Ideaal gesproken zijn je crediteurendagen gelijk aan of iets hoger dan je debiteurendagen — dan financier je je werkkapitaal deels via leverancierskrediet.

Kun je op korte termijn aan je verplichtingen voldoen? De werkkapitaalratio geeft het antwoord. Een ratio onder de 1,0 betekent dat je vlottende activa kleiner zijn dan je kortlopende schulden — een potentieel liquiditeitsrisico.

Banken kijken hier als eerste naar. Met grote OHW-posities en lange betaaltermijnen is actief werkkapitaalbeheer essentieel voor elk installatiebedrijf.

Hoeveel maanden werk heb je in de pijplijn? De orderportefeuille is je belangrijkste voorspeller voor toekomstige omzet en cashinstroom. Te weinig betekent omzetdruk; te veel kan leiden tot capaciteitsproblemen en langere doorlooptijden.

Combineer dit getal met je capaciteitsbezetting (KPI 14) en je resource planning. Samen bepalen ze of je moet aannemen, uitbesteden of juist afschalen.

Hoeveel van je mensen zitten op kantoor versus in het veld? Het stafpercentage laat de verhouding zien tussen indirecte uren (management, werkvoorbereiding, administratie) en het totaal. Te hoog verhoogt je vaste kosten. Te laag leidt tot gebrekkige werkvoorbereiding en uiteindelijk lagere productiviteit.

Groeiende bedrijven lopen hier vaak tegenaan: je neemt monteurs aan, maar vergeet dat ook de werkvoorbereiding, planning en administratie moeten meegroeien.

Hoeveel van je uitgebrachte offertes worden daadwerkelijk opdrachten? Een lage succesratio kan wijzen op te hoge prijzen, verkeerde doelgroep of slechte timing. Maar kijk niet alleen naar het aantal — kijk vooral naar de TW per uur in je voorcalculatie.

Een hoge succesratio met lage TW per uur is een waarschuwing: je wint opdrachten, maar misschien te goedkoop. Combineer dit getal altijd met de calculatienauwkeurigheid (KPI 15) om te checken of je offertes ook daadwerkelijk de beloofde marge opleveren.