Juridisch

Privacybeleid

Hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens

De contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) voor deze privacyverklaring is:

Notifica B.V.
Kerkhofstraat 21
5554 HG Valkenswaard
info@notifica.nl

Bij gebruik van ons platform verwerken wij persoonsgegevens van voornamelijk de gebruikers van onze software. Bij al onze gegevensverwerkingen houden wij rekening met de privacy van de betrokkenen. Hiervoor nemen wij technische en organisatorische maatregelen ter bescherming van de persoonsgegevens van degenen wiens persoonsgegevens wij verwerken. In deze privacyverklaring zetten wij uiteen hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens, en welke maatregelen wij nemen om uw persoonsgegevens te beschermen.

Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Notifica kan op verschillende manieren betrokken zijn bij de verwerking van uw persoonsgegevens. Om te beginnen verwerkt Notifica de persoonsgegevens van haar directe en indirecte relaties. Deze verwerkingen zijn voor Notifica van belang om bijvoorbeeld:

U te kunnen bellen/aanschrijven/e-mailen indien dit benodigd is voor de uitvoering van onze dienstverlening/facturatie;
Om overeenkomsten te kunnen verwerken;
Om u toegang te kunnen verlenen tot online selfservice omgevingen en dashboards via onze partners;
Om u te informeren over wijzigingen in wetgeving en onze producten & dienstverlening;
In het kader van het uitvoeren, managen en support van een met u gesloten overeenkomst;
In het kader van een wettelijke verplichting om bepaalde gegevens bij te houden (denk bijvoorbeeld aan facturen en BTW ten behoeve van de Belastingdienst).

Notifica kan als verwerker dan wel eindverantwoordelijke worden aangemerkt, het een en ander afhankelijk van de situatie waarin de persoonsgegevens worden verwerkt. Notifica kan als verwerker worden aangemerkt, als de gegevens door Notifica worden verwerkt in opdracht van de klant, en daarbij de klant bepaalt welke gegevens voor welke doeleinden kunnen worden verwerkt, al dan niet met tussenkomst van een bij Notifica aangesloten partner.

Welke persoonsgegevens verwerkt Notifica?

Notifica kan persoonsgegevens over u verwerken, omdat u gebruik maakt van onze software en/of omdat u deze gegevens zelf aan ons heeft verstrekt. Notifica kan, afhankelijk van het doel van de relatie, het type overeenkomst/dienstverlening en uit functie, de volgende persoonsgegevens verwerken:

Klanten

Bedrijfsnaam
KvK-nummer
Voor- en achternaam
Adresgegevens
Postcode
Woonplaats
Functie contactpersoon
Telefoonnummer(s)
E-mailadres(sen)
Onderliggende specificaties van afgenomen diensten/verbindingen/software (licenties)
IP-adres(sen)
MAC-adres(sen)
Gekoppelde hard- en software (licenties)
Inloggegevens en handelingen binnen service omgevingen
Inloggegevens en handelingen binnen de afgenomen diensten
Inloggegevens ten behoeve van gekoppelde inlogsystemen

Eindgebruikers (zoals medewerkers van klanten)

Locatiegegevens
Financiële gegevens, waaronder banksaldo
Aantal gereden kilometers per medewerker per bedrijf(sonderdeel)

Leveranciers en daaraan gerelateerde derden

Voor- en achternaam inclusief tussenvoegsel(s) (indien van toepassing)
Aanhef
Adresgegevens
Postcode
Woonplaats
Telefoonnummer(s)
E-mailadres(sen)
Onderliggende communicatie

Prospects en geïnteresseerde organisaties en daaraan gerelateerde medewerkers en betrokkenen

Visitekaartjes (tijdens gesprekken), CV, e-mail, online formulier, hard copy formulier
Voor- en achternaam inclusief tussenvoegsel(s) (indien van toepassing)
Aanhef
Adresgegevens
Telefoonnummer(s)
E-mailadres(sen)
Onderliggende communicatie

Telefonische bereikbaarheid (PhoneCare)

Inkomende telefoongesprekken op ons algemene nummer worden tijdens kantooruren beantwoord door PlusCare B.V. (handelend onder de naam PhoneCare), gevestigd aan de Zonnebaan 39, 3542 EB Utrecht, KvK-nummer 97711527. PhoneCare treedt op als verwerker namens Notifica en legt daarbij uw naam, bedrijfsnaam, telefoonnummer, e-mailadres en de reden van uw telefonisch contact vast. De gespreksnotitie wordt per e-mail aan Notifica verzonden. PhoneCare neemt de gesprekken zelf niet op.

De verwerking is vastgelegd in een verwerkersovereenkomst. In de systemen van PhoneCare worden de vastgelegde persoonsgegevens uiterlijk 180 dagen na vastlegging geanonimiseerd. PhoneCare verwerkt uitsluitend binnen de Europese Economische Ruimte (EER) en zet daarbij gangbare sub-verwerkers in, waaronder Microsoft 365 (e-mail) en MessageBird (SMS).

Hoelang bewaart Notifica uw persoonsgegevens?

Notifica bewaart uw persoonsgegevens zolang dat in het kader van de met u of uw bedrijf gesloten overeenkomst(en) noodzakelijk is, tenzij er een administratieve of wettelijke bewaarplicht geldt.

Voor prospects en geïnteresseerde organisaties is dat gedurende de periode dat men gezien wordt als prospect en/of geïnteresseerde.

De persoonsgegevens van sollicitanten bewaren wij 4 weken, tenzij de sollicitant er toestemming voor geeft om deze gegevens langer te bewaren.

Uw persoonsgegevens slaan wij op onze eigen servers binnen de Europese Unie (EU). Deze persoonsgegevens worden niet opgeslagen op de servers buiten de Europese Economische Ruimte.

Uw gegevens en derden

Voor het leveren van bepaalde diensten maakt Notifica gebruik van diensten van derde partijen. Voor zover deze partijen bij het uitvoeren van de betreffende diensten toegang hebben tot uw gegevens, neemt Notifica de vereiste contractuele en organisatorische maatregelen om de privacy (van de eindgebruiker) te beschermen. Als een leverancier zich buiten de Europese Economische Ruimte bevindt, dan garandeert Notifica dat de verwerking van uw gegevens door deze partijen met dezelfde waarborgen is omkleed als bij een verwerking door een leverancier in Europa. Notifica deelt alleen de noodzakelijke informatie met derden. Notifica en derde partijen zijn in sommige situaties verplicht uw gegevens door te geven aan de autoriteiten, bijvoorbeeld in het kader van een strafrechtelijk onderzoek of naleving van de wettelijke plicht, zoals de rusttijden of de fiscale controle door de Belastingdienst. In alle gevallen neemt Notifica een afgewogen beslissing op basis van alle betrokken belangen.

Informatie die wij verzamelen, waaronder persoonsgegevens, kunnen worden gedeeld met een of meer externe partijen, als gevolg van een verandering in eigendom of zeggenschap met betrekking tot de werkzaamheden van Notifica (middels fusie, verkoop of anderszins) of andere organisatie of samenwerking, of toewijzing, overdracht of andere vervreemding van het gehele of een deel van onze organisatie, onze activa of onze aandelen (waaronder met betrekking tot faillissement of soortgelijke procedures), en dergelijke informatie kan door een externe partij worden gebruikt in overeenstemming met deze Privacyverklaring.

Welke persoonsgegevens verzamelen wij op onze website en waarom?

Op onze website houden wij de algemene bezoekgegevens bij, waaronder het IP-adres van uw gegevensdrager, het tijdstip van opvraging en gegevens die uw browser meestuurt. Notifica gebruikt deze informatie om de werking van de website te verbeteren en om bezoekers van zo relevant mogelijke content te voorzien.

Analytische cookies

Voor het meten van websitegebruik zetten wij Google Analytics en Microsoft Clarity in. Google Analytics geeft ons inzicht in bezoekersaantallen en -gedrag. Microsoft Clarity biedt heatmaps en sessie-opnames om de gebruikservaring te verbeteren, zonder persoonlijk identificeerbare gegevens te verzamelen. Hiervoor worden cookies geplaatst, uitsluitend na uw uitdrukkelijke toestemming. Meer informatie vindt u in ons cookiebeleid.

B2B Bedrijfsherkenning

Daarnaast gebruiken wij een techniek om te herkennen welke organisaties onze website bezoeken. Hierbij wordt het IP-adres vergeleken met een database van bekende bedrijfsnetwerken (via de dienst IPinfo.io). Uitsluitend de bedrijfsnaam wordt opgeslagen; het ruwe IP-adres wordt niet bewaard. Bezoeken vanaf particuliere internetverbindingen worden niet opgeslagen. Deze verwerking vindt plaats op basis van ons gerechtvaardigd belang (AVG artikel 6 lid 1 sub f). Hiervoor worden geen cookies geplaatst. U kunt bezwaar maken tegen deze verwerking door contact op te nemen via info@notifica.nl.

Geautomatiseerde beslissingen op basis van data

Uw persoonsgegevens worden niet onderworpen aan geautomatiseerde besluitvorming. Dit betekent dat wij geen beslissingen over uw persoonsgegevens nemen zonder tussenkomst van een natuurlijke persoon. Onze software geeft wel inzicht in het gedrag van de eindgebruiker van de software, zoals hoelang iemand op een bepaalde locatie is geweest, hoelang er over is gedaan om van een locatie naar de andere locatie te rijden, etc.

Hoe beveiligen wij uw persoonsgegevens

Notifica neemt de bescherming van uw persoonsgegevens serieus en neemt daarom passende technische en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegd toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging van uw persoonsgegevens tegen te gaan. Het gaat om onder meer de volgende maatregelen:

Alle personen die namens Notifica van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
We hanteren een gebruikersnaam- en wachtwoordbeleid op al onze systemen met waar mogelijk MFA (Multi Factor Authentication).
Wij maken back-up van de data om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
Bij al onze werkzaamheden houden wij rekening met de relevante beveiligingsmaatregelen en beleid in lijn met de ISO-27001 normen.
De servers zijn in Europa gevestigd, en zijn voorzien van zichtbare en onzichtbare beveiligingsmaatregelen ter voorkoming van onder andere onbevoegd toegang door derden.
Met onze leveranciers en ketenpartners maken wij duidelijke afspraken over de bescherming van data en persoonsgegevens die zij in opdracht van ons verwerken en vice versa.

Wat zijn uw rechten?

Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming heeft u diverse rechten die u kunt uitoefenen ten aanzien van uw gegevens. Zo heeft u het recht om te weten welke gegevens wij van u verwerken, voor welke doeleinden wij deze gegevens opslaan en hoelang wij deze gegevens bewaren. Bent u van mening dat deze gegevens niet meer kloppen? Dan kunt u ons verzoeken om de aanwezige gegevens te corrigeren en daarbij de juiste gegevens verstrekken. Daarnaast kunt u zich verzetten tegen (verdere) verwerking van uw persoonsgegevens als er geen reden daartoe bestaat. In alle gevallen zullen wij samen met u zoeken naar de beste oplossing die voor u relevant is.

Klacht indienen bij de toezichthouder

Bent u niet tevreden over de wijze waarop wij omgaan met uw persoonsgegevens of komen wij onderling niet uit? Dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Functionaris voor de Gegevensbescherming

Gelet op de omvang van de verwerkte persoonsgegevens, is er geen sprake van grootschalige gegevensverwerkingen. Om deze reden hebben wij op dit moment geen Functionaris voor de Gegevensbescherming (FG) aangesteld. Indien het aanstellen van een FG in de toekomst noodzakelijk zijn, dan zullen wij een FG aanstellen.

Slotbepalingen

Op deze privacyverklaring is het Nederlands recht van toepassing. Eventuele geschillen kunnen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter bij de rechter te Nijmegen.

Deze privacyverklaring kunnen wij van tijd tot tijd wijzigen. De meest actuele versie zullen wij op onze website plaatsen. Wij raden u aan om onze website te bezoeken voor de meest recente versie.

Hoe kunt u contact opnemen met Notifica?

Heeft u vragen na het lezen van deze privacyverklaring? Neemt u gerust contact met ons op via info@notifica.nl of per post naar:

Notifica B.V.
Kerkhofstraat 21
5554 HG Valkenswaard

Meest recente versie: april 2026