AI Contract Checker
Automatisch werkbonnen classificeren: valt dit werk onder een onderhoudscontract of niet? Binnen seconden duidelijkheid waar handmatige controle uren kost.
De dagelijkse realiteit bij installatiebedrijven
Als installatiebedrijf draai je dagelijks tientallen werkbonnen. Storingen verhelpen, preventief onderhoud uitvoeren, onderdelen vervangen, nieuwe installaties plaatsen. Allemaal werkzaamheden die geregistreerd, gecontroleerd en gefactureerd moeten worden.
Onderhoudscontracten
Veel klanten hebben een onderhoudscontract met specifieke voorwaarden. Sommige werkzaamheden zijn inclusief, andere niet. Elk contract is anders.
Handmatige controle
Bij elke werkbon moet iemand het contract erbij pakken en controleren: valt dit werk eronder of niet? Dit kost tijd en is foutgevoelig.
Tijdsdruk
De administratie loopt altijd achter. Werkbonnen stapelen op, contracten worden niet nagelezen, en uiteindelijk wordt er te weinig of juist te veel gefactureerd.
Gemiste omzet
Werkzaamheden die gefactureerd hadden moeten worden, worden over het hoofd gezien. Of erger: klanten krijgen facturen voor werk dat inclusief was.
Waar het misgaat
De kern van het probleem is simpel: er is te weinig tijd om elk werkbon zorgvuldig te controleren tegen de contractvoorwaarden. Het resultaat?
Een voorbeeld: Een monteur vervangt een thermostaat bij een klant met een onderhoudscontract. De administratief medewerker ziet "thermostaat vervangen" en denkt: "dat is onderhoud, dus inclusief". Maar het contract zegt: "onderdelen tot €200 zijn inclusief" - en deze thermostaat kostte €380. Dat is €380 die niet gefactureerd wordt.
De oplossing: AI-gestuurde classificatie
De Contract Checker gebruikt kunstmatige intelligentie om werkbonnen automatisch te classificeren. De AI leest de werkbonomschrijving, vergelijkt deze met de contractvoorwaarden, en geeft binnen seconden een advies.
JA - Contract
Het werk valt onder de contractvoorwaarden. Niet factureren aan de klant.
NEE - Meerwerk
Dit is meerwerk dat buiten het contract valt. Wel factureren.
TWIJFEL - Controleren
Grensgevallen die handmatige controle vereisen. Vaak 5-10% van de werkbonnen.
Wat de AI analyseert
Probeer het zelf
Ervaar hoe de Contract Checker werkbonnen classificeert. Selecteer een klant, kies werkbonnen en zie direct het resultaat.
Dit is een simulatie met voorbeelddata. De echte Contract Checker werkt met jouw werkbonnen en contracten.
Hoe werkt het in de praktijk?
Koppeling met je ERP-systeem
De Contract Checker haalt werkbonnen en contractgegevens rechtstreeks uit je bedrijfssoftware. Of je nu werkt met Syntess Atrium, 4PS, ACTO of een ander systeem - we maken de koppeling.
Contracten uploaden
Upload je onderhoudscontracten (PDF, Word of scan). De AI leest en begrijpt de voorwaarden: wat is inclusief, welke limieten gelden, wat zijn uitzonderingen.
Batch classificatie
Selecteer de werkbonnen die je wilt controleren - per dag, per week, of een hele maand. Klik op classificeren en de AI analyseert ze allemaal.
Resultaten en export
Per werkbon zie je het advies met onderbouwing. Exporteer de resultaten naar Excel of koppel direct terug naar je bedrijfssoftware.
De kracht van AI: direct rendement
AI is geen toekomstmuziek meer. De Contract Checker levert vanaf dag één meetbaar rendement - zowel in tijdsbesparing als in extra omzet. Hieronder de berekening voor een middelgroot serviceteam.
18 uur × 50 weken = 900 uur/jaar
900 uur × €35/uur = €31.500
Waarom AI inzetten voor contract administratie?
Tijdsbesparing
Van uren handmatig controleren naar seconden per werkbon. 100 werkbonnen in minder dan 5 minuten geclassificeerd. Je administratie houdt tijd over voor belangrijkere taken.
Geen gemiste omzet
Meerwerk dat buiten het contract valt wordt nu consequent gefactureerd. Geen werkbonnen meer die "per ongeluk" niet worden doorbelast aan de klant.
Consistente kwaliteit
De AI past dezelfde regels toe op elke werkbon, 24/7. Geen interpretatie-verschillen tussen medewerkers, geen fouten door vermoeidheid.
Volledige transparantie
Bij elke classificatie zie je precies waarom de AI tot dit advies komt. Verwijzingen naar specifieke contractvoorwaarden maken het controleerbaar en uitlegbaar naar klanten.
Betere klantrelaties
Geen onterechte facturen meer voor werk dat inclusief was. Klanten krijgen alleen rekeningen voor daadwerkelijk meerwerk, met duidelijke onderbouwing.
Schaalbaar
Of je nu 50 of 500 werkbonnen per week verwerkt - de AI schaalt mee zonder extra personeelskosten. Groei wordt niet beperkt door administratieve capaciteit.
Veelgestelde vragen
Hoe nauwkeurig is de AI?
In onze pilots zien we een nauwkeurigheid van 85-95%, afhankelijk van de kwaliteit van de werkbonomschrijvingen. De "twijfel" categorie vangt grensgevallen op die altijd menselijke controle vereisen.
Werkt dit met mijn ERP-systeem?
Ja. We hebben ervaring met Syntess Atrium, 4PS, ACTO, Admicom en andere ERP-systemen die in de installatiebranche worden gebruikt. De data-koppeling maken we op maat.
Kan ik de resultaten aanpassen?
Absoluut. De AI geeft een advies, jij hebt het laatste woord. Je kunt classificaties aanpassen voordat ze naar facturatie gaan. Deze feedback verbetert de nauwkeurigheid over tijd.
Benieuwd wat dit voor jouw bedrijf betekent?
We laten graag zien hoe de Contract Checker werkt met jouw eigen werkbonnen en contracten. Plan een vrijblijvende demo.
Plan een demo