AI Contract Checker
Automatisch werkbonnen classificeren: valt dit werk onder een onderhoudscontract of niet? Binnen seconden duidelijkheid waar handmatige controle uren kost.
24 min
Webinar terugkijken
Zie de Contract Checker in 24 minuten aan het werk
Mark Haring en Tobias Boog laten zien hoe de checker elk werkbondossier naast het onderhoudscontract legt: binnen contract, buiten contract of twijfel, met het contractartikel en de onderbouwing erbij. Met een live demo en de vragen uit de sessie.
- Waarom contractcontrole blijft liggen
- Wat een taalmodel wel en niet kan
- Hoe je de checker leert vertrouwen
De dagelijkse realiteit bij installatiebedrijven
Als installatiebedrijf draai je dagelijks tientallen werkbonnen. Storingen verhelpen, preventief onderhoud uitvoeren, onderdelen vervangen, nieuwe installaties plaatsen. Allemaal werkzaamheden die geregistreerd, gecontroleerd en gefactureerd moeten worden.
Onderhoudscontracten
Veel klanten hebben een onderhoudscontract met specifieke voorwaarden. Sommige werkzaamheden zijn inclusief, andere niet. Elk contract is anders.
Handmatige controle
Bij elke werkbon moet iemand het contract erbij pakken en controleren: valt dit werk eronder of niet? Dit kost tijd en is foutgevoelig.
Tijdsdruk
De administratie loopt altijd achter. Werkbonnen stapelen op, contracten worden niet nagelezen, en uiteindelijk wordt er te weinig of juist te veel gefactureerd.
Gemiste omzet
Werkzaamheden die gefactureerd hadden moeten worden, worden over het hoofd gezien. Of erger: klanten krijgen facturen voor werk dat inclusief was.
Waar het misgaat
De kern van het probleem is simpel: er is te weinig tijd om elke werkbon zorgvuldig te controleren tegen de contractvoorwaarden. Het resultaat?
Een voorbeeld: Een monteur vervangt een thermostaat bij een klant met een onderhoudscontract. De administratief medewerker ziet "thermostaat vervangen" en denkt: "dat is onderhoud, dus inclusief". Maar het contract zegt: "onderdelen tot €200 zijn inclusief" - en deze thermostaat kostte €380. Dat is €380 die niet gefactureerd wordt.
De oplossing: AI-gestuurde classificatie
De Contract Checker gebruikt kunstmatige intelligentie om werkbonnen automatisch te classificeren. De AI leest de werkbonomschrijving, vergelijkt deze met de contractvoorwaarden, en geeft binnen seconden een advies.
Binnen contract
Dit werk zit in het onderhoudscontract. Er gaat geen factuur uit.
Buiten contract
Dit valt buiten het contract. Hier mag een factuur uit.
Twijfel
Hier is de AI niet zeker van. Die bonnen zet hij apart, zodat jouw administratie ze zelf bekijkt.
Wat de AI analyseert
Probeer het zelf
Ervaar hoe de Contract Checker werkbonnen classificeert. Selecteer een klant, kies werkbonnen en zie direct het resultaat.
Dit is een simulatie met voorbeelddata. De echte Contract Checker werkt met jouw werkbonnen en contracten.
Wil je dit zien met jullie eigen bonnen? Dan zetten we het klaar met een van jullie onderhoudscontracten, zodat je meteen ziet wat eruit komt.
Laat het zien met onze eigen bonnenHoe werkt het in de praktijk?
Werkbonnen aanleveren
Je levert de werkbonnen aan als export uit je eigen pakket. We kennen die exports goed, of je nu werkt met Syntess Atrium, 4PS, ACTO of een ander systeem - we maken de koppeling.
Contracten uploaden
Je levert je onderhoudscontracten aan als PDF, Word of Excel — een bestand waarin de tekst te selecteren is, dus geen scan of foto. Wij zetten de voorwaarden om in regels die de AI gebruikt: wat zit erin, welke grenzen gelden, wat zijn de uitzonderingen.
Batch classificatie
Selecteer de werkbonnen die je wilt controleren - per dag, per week, of een hele maand. Klik op classificeren en de AI analyseert ze allemaal.
Resultaten en export
Per werkbon zie je het oordeel met de contractregel waarop het berust. Ben je het er niet mee eens, dan zet je je eigen oordeel ervoor in de plaats. Die lijst gaat als bestand naar je administratie, klaar om te factureren.
De kracht van AI: direct rendement
AI is geen toekomstmuziek meer. De eerste winst zit in het opschonen van je contractvoorwaarden — daarna loopt het snel op, zowel in tijd als in werk dat je alsnog kunt factureren. Hieronder een rekenvoorbeeld voor een middelgroot serviceteam.
18 uur × 50 weken = 900 uur per jaar
Oftewel: ruim een halve arbeidsplaats aan puur nakijkwerk.
Waarom AI inzetten voor je contractadministratie?
Tijdsbesparing
Van minuten opzoeken per werkbon naar een oordeel dat er al staat. Je laat ze per contract in porties beoordelen en loopt daarna alleen de uitkomsten na. Je administratie houdt tijd over voor werk dat er wél toe doet.
Geen gemiste omzet
Werk dat buiten het contract valt komt in beeld in plaats van dat het ondersneeuwt. Precies de bonnen die nu "per ongeluk" niet worden doorbelast.
Consistente kwaliteit
De AI past dezelfde regels toe op elke werkbon, 24/7. Geen interpretatie-verschillen tussen medewerkers, geen fouten door vermoeidheid.
Volledige transparantie
Bij elke classificatie zie je precies waarom de AI tot dit advies komt. Verwijzingen naar specifieke contractvoorwaarden maken het controleerbaar en uitlegbaar naar klanten.
Betere klantrelaties
Ook de andere kant op: werk dat wél in het contract zit, factureer je niet per ongeluk door. Bij elke factuur kun je laten zien op welke contractregel die berust.
Schaalbaar
Of je nu 50 of 500 werkbonnen per week verwerkt - de AI schaalt mee zonder extra personeelskosten. Groei wordt niet beperkt door administratieve capaciteit.
Veelgestelde vragen
Hoe nauwkeurig is de AI?
Bij een installatiebedrijf dat hier sinds de zomer met ons aan werkt, begon de AI op ruim de helft goed. Nadat we de contractvoorwaarden in het systeem hadden opgeschoond en de regels hadden aangescherpt op hun eigen aanwijzingen, zat hij op bijna vier op de vijf. Dat is geen eindpunt: hoe meer jullie erop reageren, hoe scherper hij wordt. Het blijft dus een advies waar jouw administratie naar kijkt, niet een knop die de facturatie overneemt.
Werkt dit met mijn bedrijfssoftware?
Ja. We hebben ervaring met Syntess Atrium, 4PS, ACTO, Admicom en andere systemen die in de installatiebranche worden gebruikt. We weten welke export we nodig hebben en helpen je die eruit te halen.
Kan ik de resultaten aanpassen?
Ja. De AI geeft een advies, jij hebt het laatste woord. Je past het aan voordat de factuur de deur uit gaat. Die correcties gebruiken wij om de regels aan te scherpen, dus hoe langer je ermee werkt, hoe beter hij jullie contracten kent.
Benieuwd wat dit voor jouw bedrijf betekent?
We laten graag zien hoe de Contract Checker werkt met jouw eigen werkbonnen en contracten. Plan een vrijblijvende demo.
Plan een demo