Terug naar alle blogs

Capaciteitsplanning maken: in Excel of met software?

Capaciteitsplanning is het vooruit afzetten van het werk dat je moet uitvoeren tegen de uren die je mensen daarvoor beschikbaar hebben, per week of maand en per team. Het antwoord op één vraag: kunnen we het werk aan dat er ligt, en zo niet, vanaf wanneer niet?

Wat is capaciteitsplanning?

Capaciteitsplanning is de planning die bepaalt of je totale werkvoorraad past op je totale beschikbare capaciteit. Je kijkt niet naar wie morgen waar staat, maar naar de weken en maanden die komen: hoeveel uren vraagt het werk, hoeveel uren hebben je mensen echt beschikbaar, en waar ontstaat een tekort of juist leegloop? Daarmee is het de brug tussen verkoop, planning en resultaat.

Een capaciteitsplanning draait altijd om drie getallen per periode:

• Gevraagd — de uren die het werk nog kost: lopende projecten, verkochte opdrachten en terugkerend service- en onderhoudswerk.
• Beschikbaar — de uren die je mensen kunnen maken, na aftrek van verlof, verzuim en opleiding.
• Gepland — wat daarvan al op naam en datum staat.

Gevraagd tegen beschikbaar vertelt of het werk past. Gepland tegen beschikbaar vertelt of je mensen benut zijn.

Het eerste getal in je resultaatformule

Het bedrijfsresultaat van een installatiebedrijf is uit te rekenen met vijf kengetallen, en capaciteit is het eerste ervan: het totaal aantal uren dat je organisatie beschikbaar heeft. Vermenigvuldig dat met je productiviteit en met je marge per uur, en je hebt je resultaat. Die formule staat uitgewerkt in onze blog over de vijf kengetallen.

Het opvallende is dat juist dat eerste getal bij de meeste bedrijven het minst onderbouwd is. "We hebben 40 monteurs" is geen capaciteitsplanning. Het zegt niets over hoeveel uren daarvan volgend kwartaal echt inzetbaar zijn, en al helemaal niet of daar werk tegenover staat.

Van bruto uren naar planbare uren

Capaciteitsplanning begint met eerlijk aftrekken. Contracturen zijn niet hetzelfde als inzetbare uren, en inzetbare uren zijn niet hetzelfde als planbare uren.

Contracturen	Wat er in de arbeidsovereenkomsten staat
− verlof en feestdagen	Bekend en planbaar
− verwacht ziekteverzuim	Gebruik je eigen verzuimpercentage, niet een branchecijfer
− opleiding en certificering	Structureel, dus structureel aftrekken
− reistijd en intern overleg	Vaak de grootste en minst gemeten post
Planbare uren	Wat je daadwerkelijk kunt verkopen en inplannen

Deze som is het halve werk. De meeste bedrijven die hem voor het eerst maken, schrikken van het verschil tussen wat ze dachten te hebben en wat er overblijft — en begrijpen dan pas waarom de planning altijd te vol staat.

Capaciteitsplanning in een installatiebedrijf: werkvoorraad tegen monteurs

In een installatiebedrijf zet je de werkvoorraad uit je orderportefeuille af tegen de beschikbare monteurs, per week en per team. Per project neem je de begrote uren min de al geboekte uren; dat restant verdeel je over de weken tot de einddatum. Daar tel je het terugkerende service- en onderhoudswerk bij op. Tegenover die vraag zet je de planbare uren van elk team, en het verschil per week laat zien waar het knelt.

Team elektro	Planbare uren	Werkvoorraad	Verschil
Week 1	320	290	+ 30
Week 2	320	340	− 20
Week 3 (twee monteurs met verlof)	256	360	− 104
Week 4	320	250	+ 70

Een fictief voorbeeld ter illustratie.

Over vier weken opgeteld lijkt er weinig aan de hand: het team komt 24 uur tekort op ruim 1.200 uur. Per week zie je iets anders: in week 3 is er een fors gat, terwijl er in week 4 ruimte over is. Dat is precies de informatie waarmee je kunt schuiven, inhuren of een startdatum bespreken. Hetzelfde geldt per team: een overschot bij werktuigbouw lost geen tekort bij elektro op.

Vier niveaus van capaciteitsplanning

In de praktijk zien we bedrijven vier niveaus doorlopen. Ze zijn niet over te slaan: elk niveau heeft de data van het vorige nodig.

Niveau 1 — Reactief. De planner verdeelt het werk van volgende week op basis van wat er binnenkomt. Werkt prima bij één ploeg en korte klussen, maar er is geen zicht verder dan de horizon van het planbord.

Niveau 2 — Bezetting in beeld. Je weet per week hoeveel uren er beschikbaar zijn en hoeveel er zijn ingepland. Nu pas kun je de vraag beantwoorden of je volgende maand vol zit. Dit is het niveau waar de meeste installatiebedrijven staan.

Niveau 3 — Werkvoorraad gekoppeld aan capaciteit. Je zet je verkochte-maar-nog-niet-uitgevoerde uren naast je planbare uren, per week of per maand vooruit. Nu wordt planning een verkoopvraagstuk: heb je genoeg werk voor de mensen die je hebt, of genoeg mensen voor het werk dat je hebt verkocht?

Niveau 4 — Scenario's. Je kunt vooraf doorrekenen wat er gebeurt als een groot project een maand opschuift, als je twee monteurs aanneemt, of als je een aanbesteding wint. Dit is waar capaciteitsplanning een directiegesprek wordt in plaats van een planningsgesprek.

De sprong die het meeste oplevert is die van 2 naar 3. Daar houdt planning op een intern proces te zijn en wordt het de verbinding tussen verkoop en resultaat.

Waar het misgaat

• Verkoop en planning rekenen in andere eenheden. Verkoop denkt in orders en euro's, planning in mensen en dagen. Zolang een offerte geen geschatte uren per periode bevat, kun je werkvoorraad en capaciteit niet naast elkaar leggen. Dit is de meest voorkomende blokkade, en het is een afspraak, geen systeem.
• Eén getal voor de hele organisatie. Een elektromonteur is geen werkvoorbereider en geen servicetechnicus. Capaciteit die je niet per functiegroep of discipline bijhoudt, verbergt precies het knelpunt waar je last van hebt.
• Verzuim en verlof als bijzaak. Wie met contracturen rekent, plant structureel te vol en verklaart het tekort daarna met incidenten.
• Alleen achteruitkijken. Een urenrapportage vertelt wat er is gebeurd. Capaciteitsplanning gaat over de weken die nog komen; daar heb je verwachtingen voor nodig, niet alleen realisatie.

Hoe maak je een capaciteitsplanning in Excel?

Een capaciteitsplanning in Excel maak je met twee tabellen die je per week optelt: één met de beschikbare uren per medewerker of team, na aftrek van verlof, verzuim en opleiding, en één met het werk dat nog moet gebeuren, verdeeld over de weken tot de einddatum. Het verschil per week is je over- of onderbezetting. Voor een klein bedrijf met één of twee ploegen werkt dat prima.

In stappen:

1. Maak een tabblad Capaciteit. Eén regel per medewerker, met team of discipline en contracturen per week. Trek per week verlof, feestdagen en een vast percentage voor verzuim en opleiding af.
2. Maak een tabblad Werkvoorraad. Eén regel per project of opdracht, met de resterende uren (begroot min geboekt), de startdatum en de einddatum. Zet terugkerend service- en onderhoudswerk erbij als vast aantal uren per week.
3. Verdeel het restant over de weken. De eenvoudigste aanname is gelijkmatig: resterende uren gedeeld door het aantal weken tot de einddatum.
4. Tel per week en per team op. Met SOM.ALS of een draaitabel zet je beschikbaar en gevraagd per week naast elkaar.
5. Kleur het verschil. Een voorwaardelijke opmaak op het verschil per week maakt tekorten en leegloop in één oogopslag zichtbaar.

Bij groei loopt een Excel-planning tegen dezelfde grenzen aan:

• Alles wordt overgetikt. Uren, einddatums en verlof staan al in je bedrijfssoftware. Wie de sheet bijhoudt, tikt ze elke week opnieuw over.
• Hij is verouderd zodra het druk wordt. Juist in drukke weken blijft het bijwerken liggen, terwijl je de planning dan het hardst nodig hebt.
• Er zijn meerdere versies. De planner, de projectleider en de directie hebben elk hun eigen kopie, en niemand weet welke klopt.
• Scenario's zijn handwerk. Doorrekenen wat er gebeurt als een project een maand opschuift, betekent formules aanpassen en hopen dat er niets breekt.

Wanneer is capaciteitsplanning software nodig?

Capaciteitsplanning software wordt nodig zodra het bijhouden van de sheet meer tijd kost dan hij oplevert. Dat is meestal het geval als je met meerdere teams of disciplines werkt, als projecten maanden doorlopen en vaak verschuiven, of als de gegevens al in je bedrijfssoftware staan en iemand ze elke week overtikt. Dan wil je een planning die zichzelf bijwerkt en die iedereen tegelijk ziet.

Let bij de keuze op drie dingen:

• Hij gebruikt de gegevens die je al hebt. Begrote en geboekte uren, einddatums, contracturen, verlof en de werkbonplanning staan in je bedrijfssoftware. Software die je die opnieuw laat invoeren, verplaatst het handwerk alleen.
• Hij rekent per week en per team. Een totaal per maand voor de hele organisatie verbergt precies de knelpunten die je zoekt.
• Hij laat zien waar de gegevens niet kloppen. Een verouderde einddatum of een vergeten restant vertekent de hele planning. Je wilt dat zien, en kunnen corrigeren.

Onze capaciteitsplanning software voor installatiebedrijven doet alle drie.

De data heb je al

Beschikbare uren zitten in je HR- en urenregistratie. Verlof en verzuim ook. Verkochte uren zitten in je orderportefeuille en je projectbegrotingen. Geplande uren zitten in je planning. Vier bronnen die in vrijwel elk installatiebedrijf al gevuld worden — alleen zelden naast elkaar staan.

Dat naast elkaar zetten is het werk. Wij doen dat met Planning Intelligence: wat er gevraagd wordt, wat er beschikbaar is en wat er gepland staat in één beeld, per week en per team, op basis van wat al in je bedrijfssoftware staat.

Wil je eerst weten hoe je bedrijf er op de vijf kengetallen voor staat? Doe de kosteloze Bedrijfsscan.

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen capaciteitsplanning en personeelsplanning?

Personeelsplanning, of roosterplanning, bepaalt wie wanneer en waar werkt, meestal voor de komende dagen of weken. Capaciteitsplanning kijkt verder vooruit en op een hoger niveau: past al het werk dat je hebt verkocht of verwacht op de uren die je teams beschikbaar hebben? Eerst de capaciteit, dan het rooster.

Hoe ver vooruit maak je een capaciteitsplanning?

Zo ver als je orderportefeuille reikt, en minstens zo ver als je nodig hebt om bij te sturen. Duurt het werven of inhuren van een monteur bij jou twee maanden, dan heb je weinig aan een planning die maar vier weken vooruit kijkt.

Welke gegevens heb je nodig voor een capaciteitsplanning?

Contracturen per medewerker en team, verlof en verzuim, de resterende uren per project met de einddatum, het terugkerende service- en onderhoudswerk en wat er al gepland staat. In de meeste installatiebedrijven staat dat al in de bedrijfssoftware.

Moet ik capaciteit per team plannen of voor het hele bedrijf?

Per team of discipline. Een totaal voor het hele bedrijf kan in balans lijken terwijl het ene team overloopt en het andere stilstaat. Monteurs zijn niet onbeperkt uitwisselbaar, dus je capaciteitsplanning moet dat ook niet aannemen.