Capaciteitsplanning: van urenlijst naar stuurbare planning

Het eerste getal in je resultaatformule

Het bedrijfsresultaat van een installatiebedrijf is uit te rekenen met vijf kengetallen, en capaciteit is het eerste ervan: het totaal aantal uren dat je organisatie beschikbaar heeft. Vermenigvuldig dat met je productiviteit en met je marge per uur, en je hebt je resultaat. Die formule staat uitgewerkt in onze blog over de vijf kengetallen.

Het opvallende is dat juist dat eerste getal bij de meeste bedrijven het minst onderbouwd is. "We hebben 40 monteurs" is geen capaciteitsplanning. Het zegt niets over hoeveel uren daarvan volgend kwartaal echt inzetbaar zijn, en al helemaal niet of daar werk tegenover staat.

Van bruto uren naar planbare uren

Capaciteitsplanning begint met eerlijk aftrekken. Contracturen zijn niet hetzelfde als inzetbare uren, en inzetbare uren zijn niet hetzelfde als planbare uren.

Deze som is het halve werk. De meeste bedrijven die hem voor het eerst maken, schrikken van het verschil tussen wat ze dachten te hebben en wat er overblijft — en begrijpen dan pas waarom de planning altijd te vol staat.

Vier niveaus van capaciteitsplanning

In de praktijk zien we bedrijven vier niveaus doorlopen. Ze zijn niet over te slaan: elk niveau heeft de data van het vorige nodig.

Niveau 1 — Reactief. De planner verdeelt het werk van volgende week op basis van wat er binnenkomt. Werkt prima bij één ploeg en korte klussen, maar er is geen zicht verder dan de horizon van de planbord.

Niveau 2 — Bezetting in beeld. Je weet per week hoeveel uren er beschikbaar zijn en hoeveel er zijn ingepland. Nu pas kun je de vraag beantwoorden of je volgende maand vol zit. Dit is het niveau waar de meeste installatiebedrijven staan.

Niveau 3 — Werkvoorraad gekoppeld aan capaciteit. Je zet je verkochte-maar-nog-niet-uitgevoerde uren naast je planbare uren, per week of per maand vooruit. Nu wordt planning een verkoopvraagstuk: heb je genoeg werk voor de mensen die je hebt, of genoeg mensen voor het werk dat je hebt verkocht?

Niveau 4 — Scenario's. Je kunt vooraf doorrekenen wat er gebeurt als een groot project een maand opschuift, als je twee monteurs aanneemt, of als je een aanbesteding wint. Dit is waar capaciteitsplanning een directiegesprek wordt in plaats van een planningsgesprek.

De sprong die het meeste oplevert is die van 2 naar 3. Daar houdt planning op een intern proces te zijn en wordt het de verbinding tussen verkoop en resultaat.

Waar het misgaat

• Verkoop en planning rekenen in andere eenheden. Verkoop denkt in orders en euro's, planning in mensen en dagen. Zolang een offerte geen geschatte uren per periode bevat, kun je werkvoorraad en capaciteit niet naast elkaar leggen. Dit is de meest voorkomende blokkade, en het is een afspraak, geen systeem.
• Eén getal voor de hele organisatie. Een elektromonteur is geen werkvoorbereider en geen servicetechnicus. Capaciteit die je niet per functiegroep of discipline bijhoudt, verbergt precies het knelpunt waar je last van hebt.
• Verzuim en verlof als bijzaak. Wie met contracturen rekent, plant structureel te vol en verklaart het tekort daarna met incidenten.
• Alleen achteruitkijken. Een urenrapportage vertelt wat er is gebeurd. Capaciteitsplanning gaat over de weken die nog komen; daar heb je verwachtingen voor nodig, niet alleen realisatie.

De data heb je al

Beschikbare uren zitten in je HR- en urenregistratie. Verlof en verzuim ook. Verkochte uren zitten in je orderportefeuille en je projectbegrotingen. Geplande uren zitten in je planning. Vier bronnen die in vrijwel elk installatiebedrijf al gevuld worden — alleen zelden naast elkaar staan.

Dat naast elkaar zetten is het werk. Wij doen dat in de resourceplanning-dashboards: beschikbare capaciteit, verkochte werkvoorraad en geplande uren in één beeld, per week en per functiegroep, opgebouwd uit je eigen bedrijfssoftware.

Wil je eerst weten hoe je bedrijf er op de vijf kengetallen voor staat? Doe de kosteloze Bedrijfsscan.