Syntess Atrium exporteren naar Excel: zo werkt het

Waarom vrijwel iedereen het doet

Syntess Atrium bevat alles: je projecten, je uren, je materiaal, je facturen, je servicecontracten. Toch begint bij de meeste installatiebedrijven elke rapportage op dezelfde manier — met een export naar Excel. Niet omdat Excel beter is, maar omdat het de snelste manier is om een vraag te beantwoorden die net iets anders is dan wat er standaard op het scherm staat.

Die export loopt in Syntess Atrium via de rapportgenerator. Dat is geen exportknop maar een volwaardige rapportbouwer, en dat is precies waarom hij tegelijk krachtig en bewerkelijk is.

De rapportgenerator in het kort

In Syntess Atrium werk je met lay-outs: sjablonen die bepalen welke gegevens op een rapport of document komen en hoe ze eruitzien. Een flink deel is standaard aanwezig; met de rapportgenerator maak je je eigen versies. Je beheert ze in het scherm Lay-outs beheer, waar ze gekoppeld zijn aan gegevensverzamelingen — de sets velden waaruit je kunt putten.

De generator zelf heeft een tabblad <Ontwerp>, waar je de lay-out opbouwt, en een tabblad <Voorbeeld> om te zien wat eruit komt. Een rapport bouw je grofweg in vier stappen: je zoekt de velden op die je wilt afdrukken en zet ze als kolommen neer, je voegt kolomkoppen toe, je bepaalt sorteer- en selectievelden, en je bekijkt het resultaat. Waar een veld terechtkomt bepaal je met de afdrukgebieden — kop, detail, voet — en met de veldeigenschappen.

Voor wie verder gaat, zit er behoorlijk wat in:

• Groeperingen met kop- en voetteksten, inclusief minimum, maximum, gemiddelde en som per groep. Zo krijg je subtotalen per projectleider, per werksoort of per periode.
• Formulevelden voor je eigen berekeningen, met rekenkundige, tekst-, datum- en logische functies. Hiermee reken je bijvoorbeeld een marge of een percentage uit die nergens als veld bestaat.
• Parametervelden, zodat je bij het afdrukken een periode of een projectnummer kunt meegeven in plaats van voor elke selectie een nieuwe lay-out te maken.
• Hoofd- en subrapporten, en zelfs recursieve subrapporten voor deelprojecten.
• Rapportbeveiliging en een lay-outbibliotheek waaruit je bestaande lay-outs kunt downloaden.

De route naar Excel

De koppeling met Excel is geen aparte functie naast de rapportgenerator, maar een eigenschap ervan. De route is:

Dit is bewust geen klik-voor-klik-handleiding: de exacte schermen verschillen per Syntess-versie en per inrichting, en je wilt geen instructie volgen die net niet klopt met wat jij voor je ziet. Syntess behandelt deze route in de training Rapportgenerator Gevorderd (de Excel-koppeling is daar het laatste hoofdstuk, inclusief een paragraaf over veelvoorkomende valkuilen), met Rapportgenerator Basis als voorloper. Voor de precieze stappen in jouw omgeving is je Syntess-consultant of die training de juiste bron.

Waar het knelt zodra het een proces wordt

Voor een eenmalige vraag is deze route uitstekend. Iemand wil een lijst met uitlopende artikelen of de uren op gecalculeerde projecten, je bouwt de lay-out, je exporteert, klaar.

Het probleem ontstaat wanneer diezelfde vraag elke maand terugkomt. Dan verandert er iets fundamenteels:

• Een export is een momentopname. Het bestand is verouderd op het moment dat je het opslaat. Wie er woensdag naar kijkt, ziet de stand van maandag — en weet dat meestal niet.
• Het handwerk herhaalt zich volledig. Exporteren, opschonen, in het maandbestand plakken, draaitabellen verversen, opmaak herstellen. Elke maand opnieuw, en altijd door dezelfde persoon.
• Excel groeit eromheen. Om het bruikbaar te maken komen er draaitabellen, formules en verwijzingen bij. Verandert er iets in de bron, dan breekt de keten op een plek die niemand meer overziet.
• Niemand weet welk bestand de waarheid is. Zodra er een versie is rondgemaild, bestaan er meerdere werkelijkheden. Discussies gaan dan over welk getal klopt in plaats van over wat je eraan doet.
• Je kunt niet combineren. De rapportgenerator put uit Syntess. Wil je Syntess-uren naast je urenregistratie, je verzuim of je financiële administratie leggen, dan begint het knippen en plakken.
• Lay-outs zijn maatwerk dat onderhoud vraagt. Formulevelden, parameters en subrapporten zijn krachtig, maar het is beheer. Vertrekt degene die ze gebouwd heeft, dan blijft er een rapport achter dat niemand durft aan te passen.
• Er is geen historie. Een export laat zien hoe het nú is. Een trend over twaalf maanden bouw je alleen door twaalf exports te bewaren en handmatig te stapelen.

De makkelijkere route

Zodra een rapportage terugkeert, is exporteren de duurste manier om hem te maken. De data staat al in Syntess; je hoeft hem er niet elke keer met de hand uit te halen.

Wij koppelen rechtstreeks op Syntess Atrium en verversen de rapportages automatisch, standaard elke nacht. Je opent 's ochtends je dashboard en de cijfers van gisteren staan erin — je projectresultaten, je onderhanden werk, je productiviteit en je marges, met de mogelijkheid om door te klikken naar het onderliggende project of de onderliggende werkbon. Geen export, geen opschoonslag, geen bestand dat rondgaat.

Wat dat in de praktijk scheelt: bij de installatiebedrijven die we spreken kost de maandelijkse exporteer-en-plak-ronde al snel een dag per periode. Die tijd komt vrij, en belangrijker: iedereen kijkt naar hetzelfde getal.

Wil je zien hoe dat eruitziet op jouw eigen cijfers? Lees eerst wat een Power BI-koppeling op Syntess Atrium oplevert of bekijk onze Syntess Atrium-pagina. Liever meteen een beeld van waar je bedrijf staat? Doe de kosteloze Bedrijfsscan.