Grip op OHW in 5 stappen: van Excel naar dagelijks inzicht

Grip op OHW: een stappenplan in plaats van een Excel-marathon

Wat onderhanden werk is en hoe je het berekent, weet je waarschijnlijk al. Deze blog gaat over de vraag daarna: hoe richt je de OHW-berekening zo in dat hij elke maand vanzelf klaarstaat, in plaats van dat de controller er dagen mee bezig is?

Het antwoord is een vast stappenplan. Door de OHW-maandcyclus te automatiseren, minimaliseer je fouten, bespaar je tijd en schakel je handmatige controles uit. Je stuurt sneller bij, krijgt heldere rapportages en voorkomt verrassingen op de balans.

Met een vast stappenplan van vijf stappen wordt je OHW-berekening een maandelijkse routine in plaats van een kwartaalexercitie.

Direct naar:

• 5-Stappenplan
• Geen Excel meer
• Waarom het werkt
• Voordelen & ROI
• Casestudy

Voor installatiebedrijven die willen groeien, is een overstap naar geautomatiseerde processen noodzakelijk. Onze Power BI dashboards voor installatiebedrijven bieden hierin de perfecte ondersteuning door data uit diverse bronnen realtime te visualiseren.

Het OHW-stappenplan in 5 stappen

1. Budget actualiseren

Elke maand vergelijken projectleiders de oorspronkelijke calculatie met de actuele voortgang via de Budgetverzoek-app. Bij een overschrijding of meevaller meldt één druk op de knop alle betrokkenen—van finance tot directie—automatisch. Zo blijft het budget altijd actueel zonder overbodige e-mails en Excel-sheets.

2. Automatische POC-berekening

Het Percentage of Completion (POC) vertaalt realtime voortgang en werkelijke kosten binnen enkele seconden naar een objectief voltooiingspercentage. Geen rekenfouten meer en direct helderheid over de voortgang en omzet.

3. Projectwaardering vastleggen

Notifica combineert voortgangsdata met kostengegevens en berekent direct de actuele projectwaarde—volledig audit-proof en traceerbaar. Alle stappen worden gelogd, zodat de accountant op elk gewenst moment kan controleren hoe cijfers zijn opgebouwd.

4. OHW-correctie boeken

Met één klik synchroniseer je de berekende positie met Syntess, Exact Online of andere bedrijfssoftware. Zo sluiten projectrapportage en boekhouding naadloos op elkaar aan zonder dubbele invoer of handmatige correcties.

5. Maandelijkse trendanalyse

Power BI-grafieken en voorspellende modellen laten zien welke projecten risico lopen en waar kansen liggen. Hiermee signaleer je afwijkingen vroegtijdig en stuur je bij voordat onvoorziene kosten ontstaan.

Alle projecten keurig onder elkaar met realisatie en voortgang (en automatisch OHW)

Je OHW zonder Excel-marathons

Dankzij visuele dashboards van Notifica hoef je niet langer 's avonds stapels spreadsheets samen te voegen. Je opent een Power BI-portaal waarin alle projecten overzichtelijk naast elkaar staan, met kostenontwikkelingen, margepercentages en voortgangscurves. Zo zie je in één oogopslag wie op schema ligt en waar extra aandacht nodig is—zonder uren te besteden aan handmatig werk.

Waarom het werkt

Traditioneel verliep de boekhouding achter de schermen: materiaalboekingen werden vooruitgeboekt, terwijl facturen vaak pas weken later binnenkwamen. Dat leidde tot grillige balansrekeningen en onvoorspelbare maandresultaten. Door data te centraliseren en direct te koppelen aan je bedrijfssoftware, krijg je betrouwbare, audit-proof cijfers.

Voordelen en ROI

• 60% tijdsbesparing op maandafsluitingen door één gebruiksvriendelijke app voor projectleiders en automatische boekingen voor finance.
• Lagere financiële risico's dankzij vroegtijdig cashflow- en risicobeheer; voorkom kostbare tekorten.
• Betrouwbare forecasts met scenario-analyse en historische data; beslis op feiten, niet op onderbuikgevoel.
• Hogere rendabiliteit door betere margecontrole: installatiebedrijven zien hun gemiddelde projectmarge binnen zes maanden met 10–15% stijgen.
• Betere samenwerking tussen teams door dashboards en automatische notificaties; iedereen werkt met dezelfde, actuele cijfers.

Casestudy van een klant

Begin 2024 implementeerde een klant Notifica. Voorheen werd de OHW-berekening slechts elk kwartaal uitgevoerd en vooral voor grote projecten. Door automatisering in Power BI daalde de maandafsluitingstijd van vijf naar twee werkdagen, waardoor ze nu voor elk project maandelijks en automatisch OHW uitvoeren. Dankzij het actuele OHW-inzicht kon het management tijdig bijsturen en werden financiële doelstellingen sneller gehaald.

Met ultieme automatisering in 5 stappen, een robuuste POC-methode, een naadloze koppeling met je bedrijfssoftware, krachtige dashboards en diepgaande trendanalyse transformeer je je installatiebedrijf tot een proactieve, datagedreven organisatie—met meer rust, betere marges en vertrouwen van iedereen binnen en buiten je bedrijf.

Ontdek hoe dichtbij echte grip op je OHW is.

Neem vrijblijvend contact op voor meer informatie en ervaar zelf hoe Notifica jouw OHW-proces naar een hoger niveau tilt.

Meer weten? Download onze whitepaper over OHW en cashflow management voor een uitgebreide gids. Of lees onze andere blogs en bekijk de Veelgestelde vragen.