Wat is onderhanden werk (OHW)? Betekenis en berekening

Wat betekent OHW?

OHW is de afkorting van onderhanden werk. Het is de waarde van werk dat je al hebt uitgevoerd, maar nog niet hebt gefactureerd. Je hebt er uren en materiaal in zitten, de klant heeft er nog geen rekening voor gekregen — en dus staat die waarde nog op je balans in plaats van op je bankrekening.

In de installatiebranche is dat bijna nooit een klein bedrag. Bij projecten die weken tot maanden lopen en waar je in termijnen factureert, loopt het onderhanden werk snel op tot een fors deel van je jaaromzet. Het is daarmee een van de weinige getallen die tegelijk iets zeggen over je winst (klopt de marge op lopend werk nog?) en over je cashflow (hoeveel geld heb ik voorgefinancierd?).

De OHW-positie per project, zoals die in een Notifica-dashboard staat

Hoe bereken je onderhanden werk?

De kern is één simpele gedachte: zet af wat je hebt gepresteerd tegen wat je hebt gefactureerd.

De bestede kosten zijn je gemaakte uren tegen kostprijs, plus materiaal, plus inhuur van derden. De toegerekende winst is het deel van je begrote projectwinst dat hoort bij de voortgang die je hebt gemaakt.

Die voortgang bepaal je meestal met de cost-to-cost-methode: bestede kosten gedeeld door de totaal verwachte kosten. Ben je door 50% van je begrote kosten heen, dan reken je 50% van de aanneemsom als gerealiseerde omzet. Dat heet ook wel percentage of completion, en het is de methode die de Richtlijnen voor de Jaarverslaggeving voorschrijven zodra je de uitkomst van een project betrouwbaar kunt inschatten.

Rekenvoorbeeld

Neem een project met een aanneemsom van € 200.000 en een begroting van € 160.000 aan kosten. De begrote winst is dus € 40.000.

Je hebt voor € 100.000 gepresteerd en € 70.000 gefactureerd. Er staat dus € 30.000 aan waarde in het project die nog naar de klant moet. Dat bedrag heb jij voorgefinancierd: de monteurs zijn betaald, de groothandel is betaald, het geld is nog niet binnen.

En als het bedrag negatief is?

Had je in hetzelfde voorbeeld al € 120.000 gefactureerd, dan is de uitkomst min € 20.000. Dat is geen fout en ook geen verlies: je hebt vooruitgefactureerd. Boekhoudkundig verhuist de post dan van de activa naar de passiva-kant van je balans, want je hebt geld ontvangen voor werk dat je nog moet leveren.

Voor je cashflow is vooruitfactureren juist gunstig. Het is een van de weinige knoppen waarmee je je werkkapitaal direct beïnvloedt zonder dat er één euro extra omzet nodig is.

Waarom OHW er echt toe doet

Het is je vroegste marge-signaal. Zolang een project loopt, is de OHW-berekening de enige plek waar zichtbaar wordt of de marge nog klopt. Loopt de voortgang achter op de facturatie én lopen de kosten voor op de begroting, dan verlies je geld op een project dat op papier nog gewoon draait. Na oplevering weet je het ook, maar dan is bijsturen geen optie meer.

Het is je grootste financieringspost. Onderhanden werk is werkkapitaal dat je uit eigen zak voorschiet. Groeien betekent in de installatiebranche bijna automatisch dat je OHW meegroeit — en veel bedrijven die op papier winstgevend groeien, komen precies daar in de knel.

Het bepaalt je facturatieritme. Zie je per project welke waarde er klaarstaat, dan wordt factureren een gerichte actie in plaats van een maandelijkse routine.

Waar het in de praktijk misgaat

Wij rekenen het onderhanden werk uit op basis van de data die al in je bedrijfssoftware staat. Dat legt vrijwel altijd dezelfde vier problemen bloot:

• Uren die te laat geboekt worden. Boekt een ploeg pas op vrijdag de hele week weg, dan is je OHW-stand doordeweeks structureel te laag. Bij maandafsluiting op de eerste van de maand mis je zo een volle week productie.
• Kosten op het verkeerde project. Materiaal dat op een verzamelproject of op het verkeerde projectnummer wordt geboekt, maakt twee projecten tegelijk onbetrouwbaar: de een lijkt te duur, de ander te goedkoop.
• Projecten die klaar zijn maar niet afgesloten. Die blijven meetellen in je OHW-positie en vertekenen het totaal. Vaak zit hier het grootste deel van een "onverklaarbaar hoog" onderhanden werk.
• Een begroting die niet is bijgewerkt. De cost-to-cost-methode deelt door de totaal verwachte kosten. Is er meerwerk bijgekomen dat niet in de begroting staat, dan klopt je voortgangspercentage niet meer en dus je hele OHW-stand ook niet.

Geen van deze vier is een softwareprobleem. Het zijn afspraken over hoe je boekt. Maar je ziet ze pas als het getal dagelijks zichtbaar is in plaats van één keer per kwartaal.

Van kwartaalexercitie naar dagelijks getal

Bij de meeste installatiebedrijven is het onderhanden werk een handmatige Excel-oefening die de controller een paar dagen per periode kost. Dat is precies de reden dat het zelden actueel is — en een OHW-stand van zes weken oud is voor sturing waardeloos.

Staat de berekening eenmaal goed, dan kan hij elke nacht draaien op de data die je toch al invoert. In onze OHW-dashboards zie je de stand per project, per projectleider en per periode, met de opbouw eronder zodat je bij een afwijking meteen ziet waar hij vandaan komt.

Wil je weten hoe je daar stap voor stap komt? Lees onze blog over grip op OHW in 5 stappen, of bekijk hoe OHW doorwerkt in je cashflow en projectsturing.