Liquiditeitsprognose maken: cashflow voorspellen

Winst is geen geld

Een installatiebedrijf kan een uitstekend jaar draaien en tóch in de knel komen bij de banktransactie van de 25e. Dat is geen tegenstelling maar een kenmerk van de branche: je betaalt eerst en je krijgt later betaald.

Denk aan de volgorde. Je koopt materiaal in en betaalt de groothandel binnen 30 dagen. Je monteurs krijgen eind van de maand hun salaris. Je factureert een termijn zodra een fase af is, en daarna heeft de klant nog 30 tot 60 dagen om te betalen. Tussen de eerste uitgave en de laatste ontvangst zitten al snel drie maanden — die je zelf voorfinanciert. En hoe harder je groeit, hoe meer projecten er tegelijk in die tunnel zitten.

Een winst-en-verliesrekening laat dat niet zien. Een liquiditeitsprognose wel.

Wat een liquiditeitsprognose níet is

Het is geen omzetprognose met andere getallen erin. Het verschil zit in timing. Omzet neem je op het moment dat je presteert; geld beweegt op het moment dat er betaald wordt. Precies daartussen zit je probleem.

Een liquiditeitsprognose beantwoordt één vraag: hoeveel staat er op welke dag op de rekening? Alles wat daar niet aan bijdraagt, hoort er niet in.

De vier stromen die je nodig hebt

De eerste, derde en vierde stroom staan al in je administratie. De tweede — nog te factureren werk — is de lastigste én de belangrijkste, want daar zit het geld dat je hebt voorgeschoten. Die haal je uit je onderhanden werk gecombineerd met de termijnplanning van je lopende projecten.

Vergeet de btw niet. Voor veel installatiebedrijven is de kwartaalafdracht een van de grootste losse uitgaven van het jaar, en juist die valt vaak buiten de prognose omdat hij niet in de projectadministratie zit.

Waarom dertien weken

De praktische horizon is dertien weken: een kwartaal, week voor week. Kort genoeg om per week echt iets te kunnen zeggen over facturen en betaaldata, lang genoeg om een probleem te zien voordat het er is.

Zet daaronder een tweede, grovere prognose per maand voor twaalf maanden. Die gebruik je niet om de week te sturen, maar om de vraag te beantwoorden of een investering of een extra ploeg past.

Van prognose naar sturing

Een prognose die alleen maar een probleem voorspelt, is een alarm zonder knop. Dit zijn de knoppen die in de installatiebranche echt werken:

• Eerder factureren, niet later. Termijnen die aan een fase gekoppeld zijn, kun je factureren zodra die fase klaar is — niet aan het eind van de maand waarin dat toevallig gebeurde. Twee weken eerder factureren over je hele portefeuille verschuift je hele cashcurve.
• Vooruitfactureren waar het kan. Een aanbetaling of een eerste termijn bij opdracht is in veel contracten normaal en verandert je werkkapitaalbehoefte direct.
• Betaaltermijnen aan beide kanten bekijken. Wat je klanten aanhouden en wat je leveranciers je gunnen, bepalen samen hoe lang je gat is.
• Meerwerk direct vastleggen en factureren. Meerwerk dat pas bij oplevering wordt afgerekend is een renteloze lening aan je klant, met bovendien het grootste risico op discussie.
• Projecten sluiten die af zijn. Zolang een project openstaat, staat de eindtermijn niet in de planning.

Waarom dit in Excel zelden lukt

Bijna elk installatiebedrijf dat we spreken heeft een liquiditeitsbestand. En bijna altijd is het hetzelfde verhaal: het is één keer goed opgebouwd, en daarna verouderd. Debiteuren en crediteuren moeten opnieuw geëxporteerd worden, de termijnplanning is inmiddels verschoven, en niemand weet nog precies welke aannames er in welke cel zitten.

De data zit al in je bedrijfssoftware. Wat ontbreekt is de vertaling: van facturen, projecten en verplichtingen naar één beeld dat elke ochtend klopt. Dat is precies wat wij bouwen — zie de liquiditeitsprognose en de cashflow-forecast voor hoe dat eruitziet.

Wil je eerst weten hoe je bedrijf er financieel voor staat? Doe de kosteloze Bedrijfsscan.