Terug naar alle blogs

Meerwerk factureren: valt de werkbon binnen of buiten het onderhoudscontract?

Waarom meerwerk bij onderhoud zo vaak blijft liggen

Bij projecten is meerwerk meestal zichtbaar: er is een opdracht, een wijziging en een prijsafspraak. Bij onderhoud ligt dat anders. Een monteur lost een storing op, schrijft een werkbon en gaat door naar de volgende klant. Of dat werk onder het onderhoudscontract valt of apart gefactureerd moet worden, wordt pas later bepaald, door iemand op kantoor die de bon naast het contract legt.

Dat is precies waar het misgaat. Een installatiebedrijf heeft vaak tientallen onderhoudscontracten, met per opdrachtgever eigen afspraken over wat wel en niet gedekt is. Elke bon met de hand langs het juiste contract leggen kost veel tijd. Wordt het werk druk, dan gaat de bon ongezien door als "binnen contract", en is het meerwerk weg.

Wat is meerwerk bij een onderhoudscontract?

Meerwerk is werk dat buiten de afspraken van het contract valt en dus apart gefactureerd mag worden. Wat daaronder valt, verschilt per contract. Typische voorbeelden zijn:

• Onderdelen of materiaal die niet in de dekking zitten, of boven een afgesproken bedrag uitkomen.
• Werk aan installaties of onderdelen die niet onder het contract zijn opgenomen.
• Schade door gebruik of derden, die in veel contracten is uitgesloten.
• Werk buiten de afgesproken tijden of buiten de afgesproken reactietermijn.

Het lastige is dat deze afspraken per opdrachtgever anders zijn. Wat bij de ene woningcorporatie binnen het contract valt, is bij de andere meerwerk.

Zo beoordeel je of een werkbon binnen of buiten het contract valt

Wie een werkbon beoordeelt, doorloopt in de praktijk steeds dezelfde stappen:

1. Welk contract hoort bij deze bon? Bij welke opdrachtgever, welk complex of welke installatie is het werk gedaan?
2. Wat is er precies gedaan? De omschrijving van de monteur is vaak kort, en de details staan verspreid over de bon.
3. Wat zegt het contract over dit soort werk? Is het onderdeel gedekt, valt het onder een uitsluiting, geldt er een bedrag of een voorwaarde?
4. Is het eenduidig? Soms is het antwoord helder. Soms is er twijfel, en dan moet iemand met kennis van het contract beslissen.

Stap 1 tot en met 3 zijn voor een groot deel uitzoekwerk. Daar zit de tijd in, en daar glipt meerwerk erdoorheen.

Hoe AI de controle van werkbonnen overneemt

De AI Contract Checker doet dat uitzoekwerk voor elke werkbon. Hij legt de bon naast de voorwaarden van het contract van díe opdrachtgever en geeft één van drie uitkomsten:

• Binnen contract: het werk valt onder de afspraken.
• Buiten contract: het werk is meerwerk en kan gefactureerd worden.
• Twijfel: de bon is niet eenduidig, en een medewerker beslist.

Bij elke uitkomst staat de onderbouwing: welk deel van het contract de doorslag gaf. Zo hoeft een medewerker niet zelf alles uit te zoeken, maar kan hij de beoordeling in een paar seconden controleren. Bij twijfel blijft de beslissing bij een mens.

Medewerkers geven per beoordeling aan of ze het ermee eens zijn. Die terugkoppeling gebruiken we om de checker per contract steeds scherper te maken.

In de praktijk: WVC

WVC voert onderhoud uit voor meerdere woningcorporaties, elk met een eigen contract. De AI Contract Checker legt daar elke werkbon naast de voorwaarden van de juiste corporatie. Lees de hele case op AI voor installatiebedrijven, of bekijk de opname van het webinar over de AI Contract Checker.

Veelgestelde vragen

Wat is meerwerk bij een onderhoudscontract?

Werk dat buiten de afspraken van het contract valt en dus apart gefactureerd mag worden, zoals onderdelen die niet gedekt zijn of schade door gebruik. Wat meerwerk is, verschilt per contract.

Hoe weet ik of een werkbon binnen of buiten het contract valt?

Door de bon naast de voorwaarden van het contract van die opdrachtgever te leggen: wat is er gedaan, en wat zegt het contract over dit soort werk? De AI Contract Checker doet dat automatisch voor elke bon en geeft de onderbouwing erbij.

Neemt de AI Contract Checker de beslissing over?

Nee. Bij een eenduidige bon geeft hij binnen of buiten contract, met de onderbouwing. Bij twijfel beslist een medewerker.

Werkt dit met mijn bedrijfssoftware?

De Contract Checker werkt op de werkbonnen uit je bedrijfssoftware. Per contract richten we de voorwaarden één keer in.