AI Inkoop Checker
Voldoet deze inkoop aan wat wij intern van een inkoop vragen?
Uitvoerders en projectleiders maken inkoopbonnen aan en vragen offertes op, vaak onderweg. Kostensoort, project, goedkeuring en de onderdelen die een offerte moet hebben: het gaat vaak net mis. De checker legt elke inkoop naast jullie eigen inkoopregels, voordat de bon de deur uitgaat of de factuur binnenkomt.
Waar het nu wringt
Een inkoopbon wordt aangemaakt op het moment dat er iets besteld moet worden. Dat gebeurt buiten, door wie het werk doet, niet door wie de administratie kent. Wat dan misgaat, komt later terug als een verkeerde boeking, een project dat niet klopt, of een offerte die nooit had mogen leiden tot een bestelling.
De verkeerde kostensoort
Bij het aanmaken van de inkoopbon moet de uitvoerder ook de kostensoort of grootboekrekening kiezen. Dat gaat vaak mis, en de financiële administratie zoekt het achteraf uit.
Een offerte die niet compleet is
Prijs, levertijd, geldigheid, leveringsvoorwaarden, garantie: jullie weten wat een inkoopofferte moet bevatten. Of de aangevraagde offerte dat ook doet, kijkt bijna niemand na.
Drempels en afspraken die worden overgeslagen
Boven een bepaald bedrag meerdere offertes of goedkeuring, bij bepaald materiaal de vaste leverancier met het raamcontract. De regels bestaan, maar worden in de haast niet altijd gevolgd.
Opvoeden helpt maar even. Het werkt beter als de controle aan de voorkant zit, bij de inkoop zelf.
Zo werkt de checker
Elke checker beantwoordt één vaste vraag, elke keer op dezelfde manier: het dossier naast jullie kader, een oordeel met de reden erbij, en daarna de vervolgstap.
Jullie interne inkoopregels: welke kostensoort bij welk soort inkoop hoort, de verplichte onderdelen van een inkoopofferte, drempels voor meerdere offertes en goedkeuring, raamcontracten en voorkeursleveranciers.
De inkoopbon of de aangevraagde inkoopofferte, met het project, de kostenplaats en de calculatie of het budget waar de inkoop op valt.
Per inkoop: klopt, klopt niet of twijfel. Altijd met de regel erbij en, bij een offerte, de passage die ontbreekt of afwijkt.
De bon doorzetten, een correctievoorstel voor kostensoort of project, de offerte terug naar de aanvrager met wat ontbreekt, of ter goedkeuring naar de projectleider of inkoper.
Wat de checker naloopt
Elke inkoop krijgt dezelfde vragen, in deze volgorde. Wat jullie regels zijn, leggen we samen vast. De checker volgt ze elke keer op dezelfde manier.
De juiste kostensoort en grootboekrekening
Op het juiste project en binnen de calculatie
Is de offerte compleet?
Drempels en goedkeuring
Raamcontract en voorkeursleverancier
De vakkennis blijft bij jullie
De checker doet het lees- en uitzoekwerk. Bij twijfel gaat het naar een mens, en bij elk oordeel staat waarop het rust.
Wat de checker doet
- Elke inkoopbon en inkoopofferte lezen tegen jullie regels.
- Een correctievoorstel doen voor kostensoort, project of kostenplaats.
- De aanvrager laten weten wat er ontbreekt, in gewone taal.
Wat de checker niet doet
- Een leverancier kiezen of een prijs onderhandelen: dat blijft bij de inkoper.
- Een bestelling plaatsen of tegenhouden zonder dat iemand ernaar keek.
- Regels verzinnen: wat een goede inkoop is, leggen jullie vast.
Zie in een minuut hoe jullie checker eruitziet
Vul in wat je wilt laten checken en waartegen. De bouwer maakt meteen een proefversie met de vaste vraag, de regels en een voorbeeld, en je stuurt hem bij in gewone taal. Daarna bekijken we hem samen met jullie echte stukken.
Bouw je eigen checker →Eerst bewijzen op een maand inkoop
We nemen de inkoopbonnen en offertes van een afgesloten maand en leggen samen jullie inkoopregels vast. De checker loopt alles na, en we bespreken de uitkomst met de financiële administratie en een projectleider. Dan zie je eerlijk wat hij vindt en waar hij naast zit. Pas als de oordelen kloppen, praten we over een controle aan de voorkant, bij het aanmaken van de bon.
Wat we van jullie vragen
- de inkoopbonnen van één maand, met project en kostensoort;
- een aantal aangevraagde inkoopoffertes uit die maand;
- jullie inkoopregels, zoals ze nu worden toegepast, ook als die nog niet op papier staan;
- een uur van iemand van de financiële administratie om de uitkomst te beoordelen.
Veelgestelde vragen
Kan de checker de kostensoort meteen goed zetten?
De checker doet een voorstel, met de regel erbij. Wie de bon aanmaakt of goedkeurt, beslist. Is het protocol eenmaal duidelijk, dan kan het voorstel ook automatisch worden doorgezet, maar dat is een keuze die jullie maken.
Werkt het met onze bedrijfssoftware?
De inkoopbonnen, projecten en calculaties halen we uit dezelfde gegevens die we al voor jullie rapportages verwerken, ook bij andere pakketten dan Syntess. Inkoopoffertes leest de checker als pdf of e-mail.
Onze inkoopregels staan niet op papier. Kan het dan wel?
Ja. Dat is vaak het geval. We schrijven ze eerst samen op, zoals ze nu worden toegepast. Dat document is daarna het kader van de checker, en het is meteen helder voor nieuwe collega's.
Andere checkers voor bouw en installatie: AI Contract Checker · AI Uren Checker · AI Inspectie Checker · AI Bestek Checker · . Alle checkers →
Benieuwd wat de AI Inkoop Checker voor jullie doet?
We kijken samen naar jullie eigen stukken en zeggen eerlijk of het iets oplevert. Ook als het antwoord nu nog nee is.
Plan een gesprek