Service & onderhoud +
AI Contract Checker
Hoe krijg je grip op reactieve storingen? En hoe bepaal je automatisch of een werkbon onder het contract valt of gefactureerd moet worden als meerwerk?
Webinar-4 · Vrijdag 27 maart 2026 · 12:00 - 12:30 uur
Wie is Notifica?
Voor degenen die ons nog niet kennen: een korte introductie.
Van data naar sturing in de installatiebranche
Notifica brengt structuur in servicedata. Kant-en-klare dashboards koppelen direct met je ERP-systeem en geven inzicht in openstaande werkbonnen, doorlooptijden, SLA-prestaties en rendement. Volledig geautomatiseerd — van werkbon tot KPI.
Bekijk het webinar
De complete presentatie: wrap-up reactieve storingen en live demo van de AI Contract Checker.
Wrap-up: reactieve storingen
Arthur Gartz · Partner bij Notifica
Wat zien we in de praktijk?
Bij veel installatiebedrijven zit de data wel in het ERP-systeem, maar kun je er niet op sturen. Dit zijn de vier meest voorkomende knelpunten:
De meetpunten van een werkbon
Elke werkbon heeft meetpunten die je kunt gebruiken om doorlooptijden en prestaties te meten. De vijf belangrijkste:
Wanneer is de melding binnengekomen?
Wanneer is het bezoek ingepland?
Wanneer begint de monteur?
Wanneer is het werk afgerond?
Wanneer is de werkbon afgesloten?
Het dashboard toont het aantal unieke installaties en werkbonnen, de storingsgraad, FTF% en gemiddelde reactie- en hersteltijd per periode.
KPI's op drie niveaus
Met de juiste meetpunten kun je KPI's definiëren op operationeel, tactisch en strategisch niveau:
- First time fix rate
- Doorlooptijd per fase
- SLA-behaalgraad
- Openstaande werkbonnen
- Nog te factureren orders
- Doorlooptijd gereed → factuur
- Rendement onderhoud vs. storing
- Rendement per contract
- Prestatie per object / merk / leeftijd
Verbeterpotentieel
Vier concrete verbeterrichtingen die je met deze KPI's kunt aanpakken:
Aantal storingen reduceren
- Merkanalyse: welke installaties geven de meeste storingen?
- Installatieleeftijd: wanneer is vervanging goedkoper dan reparatie?
First time fix verbeteren
- Busvoorraad optimaliseren op basis van storingsdata
- Intake verbeteren: minder niet-thuis, betere diagnose vooraf
Doorlooptijd verkorten
- Planning bottleneck identificeren
- Onderdelen en goedkeuringsproces versnellen
SLA-prestaties verbeteren
- Contractherijking waar normen niet haalbaar zijn
- Niet-rendabele storingen zichtbaar maken
AI Contract Checker
Tobias Boog · Partner bij Notifica
De dagelijkse realiteit
Jullie draaien dagelijks tientallen werkbonnen. Storingen verhelpen, onderhoud uitvoeren, onderdelen vervangen. Maar bij elke werkbon is er één cruciale vraag: valt dit onder het contract, of is dit meerwerk?
Tijdrovende controle
Bij elke werkbon moet iemand het contract erbij pakken, de voorwaarden nalezen en bepalen: is dit inclusief of niet? Per werkbon kost dat 5-10 minuten. Vermenigvuldig dat met honderden werkbonnen per maand.
Meerwerk dat niet gefactureerd wordt
Een monteur vervangt een onderdeel dat buiten het contract valt, maar de administratie ziet "onderhoud" en factureert niet. Dit gebeurt vaker dan je denkt — en het tikt op over een heel jaar.
Elk contract is anders
De ene klant heeft onderdelen tot €50 inclusief, de andere tot €200. Sommige contracten dekken de ketel maar niet de radiatoren. Geen medewerker kan al die voorwaarden uit het hoofd kennen.
De administratie loopt altijd achter
Werkbonnen stapelen op. Contracten worden niet nagelezen. Het gevolg: er wordt te weinig gefactureerd, of juist te veel — waardoor je klantrelatie onder druk komt.
Wat de Contract Checker doet
De AI leest de werkbon, begrijpt de contractvoorwaarden en geeft binnen seconden een advies: contract, meerwerk of twijfelgeval. Geen handmatig nazoekwerk meer.
Werkbonnen automatisch classificeren
De AI analyseert elke werkbon: wat is er gedaan, welke materialen zijn gebruikt, wat zijn de kosten? Vervolgens vergelijkt het systeem dit met de contractvoorwaarden en geeft een oordeel.
Contracten begrijpen
Upload je contracten — PDF, Word of scan — en de AI leest en begrijpt de voorwaarden, limieten en uitzonderingen. Per klant, per contract, per artikel.
Gemist meerwerk opsporen
Het systeem signaleert werkbonnen die als contractwerk zijn afgehandeld, maar eigenlijk meerwerk zijn. Dat is directe omzet die je nu misloopt. Denk aan onderdelen boven de contractlimiet, externe oorzaken, of werkzaamheden die niet onder de dekking vallen.
Operationele tijdsbesparing
Geen handmatig contract-nazoekwerk meer bij elke werkbon. De AI doet het zware werk, je medewerker valideert alleen de twijfelgevallen. Het resultaat: uren per week aan administratieve tijd vrijgespeeld.
1. Operationele besparing — minder tijd kwijt aan handmatige classificatie, snellere doorlooptijd van werkbon naar factuur.
2. Extra gefactureerd meerwerk — werkbonnen die nu door de mazen glippen worden gesignaleerd en alsnog correct afgehandeld.
Probeer het zelf: de tool in actie
Hieronder zie je hoe de Contract Checker werkt. Selecteer werkbonnen, start de classificatie en bekijk hoe het systeem elke werkbon beoordeelt tegen de contractvoorwaarden.
| Werkbon | Datum | Type | Debiteur | Storing / omschrijving | Uren |
|---|
Contractvoorwaarden
De AI gebruikt onderstaande contractvoorwaarden om elke werkbon te beoordelen.
Binnen contract (inclusief):
• Jaarlijks onderhoud CV-ketel
• Storingsherstel door software/elektronica
• Ontluchten, bijvullen, resetten
• Reinigen onderdelen (elektrodes, branders, filters)
• Vervangen kleine onderdelen tot €50 (pakkingen, o-ringen, filters)
Buiten contract (meerwerk):
• Vervanging CV-ketel, boiler of warmtepomp
• Vervanging radiatoren
• Vernieuwing leidingwerk
• Onderdelen met aanschafwaarde > €50
• Vervanging expansievaten, pompen, driewegkleppen
• Werkzaamheden door externe oorzaak (vorst, vandalisme)
Tarieven meerwerk: Voorrijkosten €45 | Arbeid €65/uur | Materiaal: kostprijs + 15%
De classificatie duurt circa 2-3 seconden per werkbon
Ook interessant
Andere oplossingen van Notifica voor installatiebedrijven.
Resource Planning
Inzicht in capaciteit, bezetting en beschikbaarheid van je teams. Plan je monteurs en projecten op basis van data in plaats van onderbuikgevoel.
Meer informatieLiquiditeit Forecast
Voorspel je cashflow op basis van openstaande projecten, facturen en verwachte inkomsten. Geen verrassingen meer aan het einde van de maand.
Meer informatieKennismaken?
Benieuwd wat Notifica voor jouw organisatie kan betekenen? Plan een vrijblijvend gesprek en we laten je zien hoe het werkt met jouw data.
Neem contact opVorige webinars
Heb je een eerdere sessie gemist? Alle opnames zijn kosteloos terug te kijken.